ORDONNANCE MO-3888

Appel MA18-567

Commission des services policiers de la région de Peel

Le 16 janvier 2020

Résumé : La présente ordonnance tranche une seule question, celle de savoir si la Commission des services policiers de la région de Peel (la « police ») a mené des recherches raisonnables aux termes de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée  (la « Loi  ») pour localiser des documents concernant un contrôle routier. Dans la présente ordonnance, l’arbitre confirme que la police a mené des recherches raisonnables et rejette l’appel.

Disposition législative pertinente : Article   17  de la Loi   sur   l’accès   à   l’information   municipale et   la   protection   de   la   vie   privée ,   L.R.O.   1990,   chap.   M.56 , telle que modifiée.

APERÇU

[1]  La Commission des services policiers de la région de Peel (la « police ») a reçu une demande de la part d’un particulier aux termes de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée  (la « Loi  ») afin d’obtenir des documents concernant un incident où la police l’a soumis à un contrôle routier parce qu’elle le soupçonnait de conduite avec facultés affaiblies. Dans sa demande, il réclamait l’accès aux « notes des policiers » relatives à ce contrôle routier. L’appelant a aussi demandé la « valeur de [ses] chèques » qui, selon lui, avaient disparu pendant ce contrôle routier.

[2]  La police a rendu une décision accordant un accès partiel à un rapport d’incident et aux notes des policiers jugées pertinentes. Elle a précisé qu’elle refusait de divulguer certaines parties de ces documents aux termes de l’exception obligatoire concernant la vie privée énoncée au paragraphe 14 (1)  de la Loi  [1] . La police a souligné que « ni le rapport d’incident [ni] les notes des policiers [concernant le contrôle routier] ne font état de chèques ».

[3]  L’auteur de la demande, désormais l’appelant, a interjeté appel de la décision de la police.

[4]  Pendant la médiation, l’appelant a confirmé qu’il ne réclamait pas l’accès aux parties des documents que la police avait extraits aux termes du paragraphe 14 (1)  de la Loi . Cependant, il a demandé que la police localise tout document portant sur une conversation qu’il avait eue avec un détective en avril 2017 concernant les chèques mentionnés dans sa demande. La police a convenu d’élargir la portée de la demande afin d’inclure la recherche de tout document portant sur cette conversation ou sur des chèques appartenant à l’appelant.

[5]  La police a fait savoir à la médiatrice qu’elle avait fait un suivi auprès du détective que l’appelant avait identifié et qu’il n’avait localisé aucun document portant sur une conversation tenue avec l’appelant en avril 2017. Cependant, la police a affirmé qu’elle avait localisé un document supplémentaire qui pouvait être pertinent, un rapport d’enquête sur une plainte du public concernant l’appelant, au sujet d’une plainte relative à des biens manquants. La police a rendu une décision supplémentaire accordant l’accès à ce document. L’accès à certains renseignements que contient ce document a été refusé aux termes de l’exception discrétionnaire de l’alinéa 38 a) (possibilité de refuser la divulgation de renseignements concernant l’auteur de la demande), interprétée en parallèle avec le paragraphe 8 (1) (exécution de la loi) et l’alinéa 38 b) (vie privée) de la Loi . L’appelant a confirmé qu’il ne souhaitait pas obtenir l’accès aux parties du nouveau document que la police refusait de divulguer.

[6]  La médiatrice a transmis les détails des recherches de la police à l’appelant. Ce dernier a affirmé qu’à son avis, il devrait y avoir des documents supplémentaires pertinents. Par conséquent, la question du caractère raisonnable des recherches que la police a effectuées pour localiser des documents pertinents demeure en cause dans cet appel. L’appelant a également réitéré qu’il demandait un remboursement pour la « valeur de [ses] chèques ».

[7]  La médiation n’ayant pas permis de parvenir à un règlement, le dossier a été acheminé au stade de l’arbitrage du processus d’appel, et une arbitre a mené une enquête par écrit en vertu de la Loi . L’arbitre affectée à l’appel a commencé par envoyer un avis d’enquête à la police, qui a fourni des observations. Ensuite, elle a envoyé un avis d’enquête accompagné d’une copie des observations intégrales de la police à l’appelant, qui a répondu en présentant des observations. L’arbitre a établi qu’il n’était pas nécessaire de faire des observations de l’appelant à la police pour que celle- ci puisse présenter une réplique.

[8]  L’appel m’a été confié pour que je termine l’enquête. Dans la présente ordonnance, je conclus que la police a mené des recherches raisonnables pour localiser des documents pertinents, et je rejette l’appel.

QUESTION PRÉLIMINAIRE

[9]  Dans sa demande, pendant la médiation et dans ses observations, l’appelant a indiqué à plusieurs reprises qu’il voulait obtenir « la valeur de [ses] chèques ». Dans ses observations, il explique qu’à l’été 2014, il avait fait l’objet d’un contrôle routier de la part de la police, qui le soupçonnait de conduite avec facultés affaiblies. Il affirme qu’il a été arrêté et emmené à l’hôpital pour que soit mesurée son alcoolémie. Il ajoute que les résultats ont montré que son alcoolémie était de zéro et que la police l’a alors libéré. Il soutient qu’à son retour à son véhicule, son sac, qui contenait deux chèques, son passeport et d’autres documents, n’était plus là. Il ajoute qu’à l’automne 2014, la police a convenu de mener une enquête sur ses effets personnels manquants et promis de lui rendre la valeur de ses chèques s’il acceptait de signer certains documents. Il affirme avoir refusé de signer les documents, car la police ne voulait pas lui révéler leur contenu. Il ajoute qu’un mois plus tard, il a communiqué avec la police pour lui demander de lui verser la valeur de ses chèques, et on lui a répondu que l’enquête était close.

[10]  L’appelant affirme que par la suite, il a fait appel à l’aide juridique pour que la valeur de ses chèques lui soit remboursée, mais qu’on a refusé de prendre en charge cette affaire. Il ajoute qu’en février 2017, il a communiqué à nouveau avec la police pour que l’enquête soit rouverte, et qu’on lui a dit à ce moment-là que la valeur de ses chèques lui serait remboursée. L’appelant précise qu’il n’a pas encore reçu ce remboursement et que c’est ce qu’il veut obtenir en interjetant cet appel.

[11]  D’après les renseignements dont je dispose, il semble que l’appelant, dans cet appel, souhaite avant tout soit récupérer les chèques disparus de sa voiture pendant que celle-ci était sans surveillance lors d’un contrôle routier, soit être remboursé pour la valeur de ses chèques. Dans cet appel, en vertu de la Loi , je n’ai pas compétence pour déterminer si la police, ou qui que ce soit d’autre, doit remettre à l’appelant la « valeur de [ses] chèques », et je n’aborderai pas cette question. La Loi  limite mon rôle à déterminer si la police a effectué des recherches raisonnables pour localiser les documents que l’appelant a demandés. Il s’agit de la seule question dont je traiterai dans cet appel.

EXPOSÉ

[12]  Comme l’appelant soutient que des documents supplémentaires existent, à part ceux que la police a localisés, je dois déterminer si la police a mené des recherches raisonnables pour localiser des documents pertinents, conformément à l’article 17  de la Loi .

[13]  Une recherche est raisonnable si un employé expérimenté a fait des efforts raisonnables pour trouver des documents qui se rapportent à la demande [2] . Si je suis convaincue que la recherche effectuée était raisonnable dans les circonstances, je confirmerai la décision de l’institution. Dans le cas contraire, je pourrai ordonner que des recherches supplémentaires soient effectuées.

[14]  La police fait valoir que la demande de l’appelant était suffisamment détaillée pour permettre à un employé expérimenté d’identifier les documents demandés en faisant des efforts raisonnables. Elle affirme que dans sa demande, l’appelant souhaite manifestement obtenir des documents, y compris des notes des policiers, sur un incident survenu à une date précise lors duquel il a fait l’objet d’un contrôle routier. La police affirme aussi que manifestement, l’appelant souhaite récupérer la valeur de deux chèques qui, selon lui, ont disparu pendant le contrôle routier lorsque sa voiture a été laissée sans surveillance. Elle soutient également que pendant la médiation, l’appelant a précisé qu’il souhaitait aussi obtenir des documents sur une conversation qu’il aurait eue avec un détective en avril 2017 concernant les chèques mentionnés dans sa demande.

[15]  La police affirme avoir interprété largement la demande, en tenant pour acquis qu’elle s’appliquait à tout document portant sur les interactions entre l’appelant et la police le jour où a eu lieu le contrôle routier, ainsi qu’à toute mention des chèques qui, selon l’appelant, ont disparu lors de ce contrôle. Elle fait valoir que pendant la recherche, elle n’a pas circonscrit la portée de la demande, et elle décrit la démarche suivie pour localiser les documents pertinents.

[16]  La police précise qu’une analyste de l’accès à l’information (l’« analyste »), une employée expérimentée qui connaît bien les dossiers de police, a suivi la démarche suivante pour localiser des documents pertinents :

• Elle a confirmé que la demande était suffisamment détaillée pour permettre d’identifier les documentspertinents.
• Elle a interprété la demande largement afin d’inclure tout document portant sur les contacts avec l’appelant, y compris aux endroits et datesindiqués.
• Elle a cherché le nom de l’appelant dans plusieurs bases de donnéespolicières.
• Elle a obtenu et examiné un rapport détaillé résumant toutes les interventions de la police de Peel concernantl’appelant.
• Elle a identifié toutes les personnes au sein de la police qui pouvaient avoir des documents pertinents, et elle a demandé les notes des policiers et « tout enregistrement de communications concernant les documents demandés ».
• Elle a examiné toutes les réponses et confirmé qu’aucun document n’étaitmanquant.

[17]  Le résumé de la démarche suivie par l’analyste était étayé d’un affidavit que celle-ci avait fait sous serment, qui décrit les étapes qu’elle avait franchies afin de localiser des documents pertinents.

[18]  La police fait valoir qu’après la recherche initiale et sa décision d’accorder un accès partiel, elle a accepté d’élargir la portée de la demande afin d’inclure tout document concernant une conversation que l’appelant aurait eue avec un détective en avril 2017. La police affirme que la recherche effectuée par la suite a permis de localiser un rapport d’enquête sur une plainte du public concernant une plainte pour biens manquants. Elle soutient que ce rapport a été fourni à l’appelant en partie, avec une décision supplémentaire.

[19]  La police conclut ses observations par la déclaration suivante :

[Traduction]

Toutes les démarches permettant d’identifier des documents pertinents ont été effectuées. Une recherche a été menée dans toutes les bases de données pertinentes. Tous les membres ayant participé à des interventions pertinentes ont été appelés à rechercher des documents pertinents et ont effectué ces recherches. Ceux qui n’avaient pas de tels documents ont fourni des renseignements raisonnables permettant de convaincre le coordonnateur intérimaire qu’il n’y avait pas d’autres documents.

[20]  Les observations de l’appelant n’abordent pas précisément les observations de la police, qui décrivent la démarche suivie pour rechercher des documents pertinents. Comme il est indiqué plus haut sous le titre « Question préliminaire », les observations de l’appelant se concentrent sur son interprétation de ce qui est arrivé lors du contrôle routier de la police et de ses interactions subséquentes avec cette dernière en vue de récupérer la « valeur de [ses] chèques ».

[21]  Comme mentionné plus haut, lorsque l’auteur de demande affirme qu’il existe des documents supplémentaires en plus de ceux que l’institution a identifiés, il s’agit de savoir si l’institution a mené des recherches raisonnables pour localiser ces documents, comme l’exige l’article 17 [3] . De plus, la Loi  n’oblige pas l’institution à prouver avec une certitude absolue qu’il n’existe pas d’autres documents. Cependant, l’institution doit fournir une preuve suffisante pour montrer qu’elle a fait des efforts raisonnables pour identifier et localiser des documents pertinents [4] . Pour être pertinent, un document doit être « raisonnablement relié » à la demande [5] .

[22]  Compte tenu de la preuve dont j’ai été saisie, je suis persuadée que la police a effectué des recherches raisonnables pour localiser des documents pertinents, y compris des documents mentionnant les chèques qu’a évoqués l’appelant. Plus précisément, je suis convaincue que les observations de la police démontrent qu’un employé expérimenté qui connaissait les documents liés à l’objet de la demande a fait des efforts raisonnables pour localiser tous les documents pertinents. Je reconnais que la police a interprété largement la demande, n’a pas circonscrit la période sur laquelle portaient les documents et a recherché des documents portant sur le contrôle routier de même que tout document pouvant mentionner les chèques de l’appelant. Je considère que d’après la preuve, la police a recherché des documents portant sur tout contact ayant eu lieu avec l’appelant. J’estime donc qu’elle a déployé des efforts raisonnables pour localiser tout document pertinent ainsi que tout document raisonnablement relié aux documents qu’a demandés l’appelant.

[23]  Bien qu’il soit rarement possible pour l’auteur d’une demande d’indiquer précisément quels documents l’institution n’a pas identifiés, il doit tout de même fournir une base raisonnable permettant de conclure que ces documents existent [6] . Dans cet appel, les observations de l’appelant s’appuient sur sa position selon laquelle la police doit lui rembourser la valeur des chèques qui, selon lui, ont disparu lorsque son véhicule a été laissé sans surveillance lors du contrôle routier. Il affirme aussi que la police a déjà accepté de lui rembourser la valeur de ses chèques. Or, la preuve qu’il a déposée ne me permet pas de conclure qu’il pourrait exister des documents pertinents supplémentaires, y compris des documents qui font mention de ses chèques.

[24]  L’appelant n’affirme pas précisément que selon lui, la police détient ses chèques ou aurait dû les avoir localisés pendant leur recherche de documents pertinents, et je ne sais pas si c’est ce qu’il pense. Cependant, même si cela était le cas, je crois qu’il ne m’a pas donné un motif raisonnable de conclure que les chèques pourraient se trouver dans les dossiers de la police.

[25]  Pour conclure, je reconnais que la police a déployé des efforts raisonnables pour localiser des documents pertinents, et je ne crois pas que l’appelant m’a donné un motif raisonnable de conclure qu’il pourrait exister des documents pertinents supplémentaires. Je conclus donc que la police a mené les recherches raisonnables exigées à l’article 17 de la Loi et je rejette l’appel.

ORDONNANCE

Je confirme que la police a mené des recherches raisonnables pour localiser les documents pertinents et je rejette l’appel.