Information and Privacy Commissioner, Ontario, Canada

Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée, Ontario, Canada

ORDONNANCE PO-3439

Appel PA12-212

La Cité collégiale

Le 22 décembre 2014

Résumé : L’appelant a présenté une demande à la Cité collégiale pour obtenir l’accès aux demandes de remboursement de dépenses de sa présidente pour une période de deux ans, ainsi qu’aux pièces justificatives. Le collège a envoyé à l’appelant une lettre de décision estimant les frais à 3 190 $ pour lui accorder l’accès à ces documents. L’appelant a interjeté appel de cette estimation des frais. Il a également demandé au collège de supprimer le paiement des frais, mais le collège a refusé. Il a par la suite circonscrit sa demande d’accès, la limitant à un sommaire des demandes de remboursement de dépenses de la présidente pour une période de deux ans. Le collège l’a informé de sa décision de ramener à 750 $ son estimation des frais d’accès aux documents. Dans la présente ordonnance, l’arbitre conclut que l’estimation des frais du collège n’est ni raisonnable ni conforme à la Loi et lui ordonne de ramener à un total de 60 $ le montant demandé à l’appelant pour lui accorder l’accès à ces documents. Il confirme la décision du collège de refuser la demande de suppression des frais de l’appelant.

Dispositions législatives pertinentes : Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée , L.R.O. 1990, chap. F.31 , telle que modifiée, al. 57 (1) a) et b); par. 6 (3) et (4) du Règlement 460.

Ordonnances et rapports d’enquête pertinents : Ordonnance PO-3035.

APERÇU

[1] L’appelant est un journaliste qui a demandé à la Cité collégiale (le collège), en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée  (la Loi ), l’accès aux documents suivants :

. . . [C]opie [complète] du compte de dépenses de la présidente [du collège], Lise Bourgeois, incluant [pièces] justificatives incluant aussi toute dépenses pour son ou ses bureaux, frais de voyages, hébergement, repas et toutes autres dépenses et ce depuis son arrivée comme présidente [du collège] jusqu’à ce jour, le 22 mars 2012.

[2] La présidente occupe ce poste depuis mars 2010. L’appelant demande donc ses registres de dépenses pour une période de deux ans.

[3] Le paragraphe 57 (1) oblige l’institution à imposer les frais prescrits dans les règlements à l’auteur d’une demande présentée en vertu de la Loi . En outre, le paragraphe 57 (3) exige de l’institution qu’elle fournisse à l’auteur de la demande une estimation raisonnable de la somme à payer qui est supérieure à 25 $. Si l’estimation s’élève à au moins 100 $, le paragraphe 7 (1) du Règlement 460 autorise l’institution à exiger un acompte égal à 50 % du montant de l’estimation avant de prendre d’autres mesures pour répondre à la demande.

[4] Le collège a envoyé une lettre de décision à l’auteur de la demande comprenant une estimation établissant à 3 190 $ les frais à payer pour l’accès aux relevés de dépenses de la présidente, et l’informant qu’il serait tenu de verser un acompte de 1 595 $ sur ces frais avant que le collège ne prenne d’autres mesures pour répondre à la demande.

[5] L’appelant a interjeté appel de l’estimation des frais du collège de 3 190 $ au Bureau du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée (CIPVP), qui a affecté un médiateur à cet appel.

[6] Le paragraphe 57 (4) de la Loi  exige que l’institution supprime le paiement des frais, en totalité ou en partie, dans certaines circonstances. Pendant la médiation, l’appelant a envoyé une lettre au collège lui demandant de supprimer le paiement des frais. Dans cette lettre, il affirmait que le collège lui demandait des frais de 3 190 $ pour des renseignements qu’il avait obtenus gratuitement de la ville d’Ottawa, de la ville de Montréal et de la Gendarmerie royale du Canada. Dans une lettre de décision, le collège a fait savoir à l’appelant qu’il refusait sa demande de supprimer le paiement des frais. Par conséquent, la question de savoir si le paiement des frais devrait être supprimé a été ajoutée à l’appel.

[7] Pendant la médiation, le collège a remis à l’appelant trois estimations de frais modifiées. À la fin de la médiation, l’appelant a indiqué qu’il accepterait un sommaire des dépenses annuelles de la présidente, par catégories de dépenses (transport, hébergement, etc.), et qu’il ne demanderait plus de copies de chacune de ses factures pour le moment. Le collège a alors informé l’appelant qu’il avait décidé de ramener à 750 $ son estimation des frais d’accès aux documents, et qu’il serait tenu de verser un acompte de 375 $ sur ces frais avant que le collège ne prenne d’autres mesures pour répondre à la demande. Cependant, l’appelant a soutenu qu’il était excessif d’exiger des frais de 750 $ pour obtenir un sommaire des dépenses de la présidente pour une période de deux ans.

[8] Cet appel n’a pas été réglé par la médiation et a été renvoyé à l’arbitrage pour la tenue d’une enquête. J’ai demandé au collège et à l’appelant de présenter des observations sur la question de savoir si l’estimation des frais du collège devrait être confirmée et si ces frais devraient être supprimés. Le collège a présenté des observations sur ces questions, mais je n’en ai pas reçues de la part de l’appelant.

ANALYSE

ESTIMATION DES FRAIS À PAYER

A. L’estimation des frais de 750 $ du collège devrait-elle être confirmée?

Principes généraux

[9] Les frais à payer pour obtenir l’accès à des documents en vertu de la Loi  sont abordés à l’article 57 et dans le Règlement 460. Le paragraphe 57 (1)  de la Loi  exige que l’institution demande des frais à l’auteur d’une demande d’accès présentée en vertu de la Loi . Il est libellé comme suit :

La personne responsable exige que la personne qui présente une demande d’accès à un document verse les droits aux montants prescrits par les règlements et concernant :

a) les frais pour chaque heure de recherche manuelle requise afin de retrouver un document;

b) les frais de préparation du document en vue de sa divulgation;

c) les frais d’ordinateur et autres frais engagés pour le repérage, la récupération, le traitement et la duplication d’un document;

d) les frais d’expédition;

e) les autres frais engagés pour répondre à une demande d’accès à un document.

[10] Des dispositions plus précises sur le calcul des frais se trouvent à l’article 6 du Règlement 460, qui est libellé comme suit :

Les droits suivants sont imputés pour l’application du paragraphe 57 (1)  de la Loi  pour l’accès à un document :

1. Pour les photocopies et imprimés d’ordinateur, 20 cents la page.

2. Pour les documents fournis sur CD-ROM, 10 $ pour chaque CD-ROM.

3. Pour effectuer une recherche manuelle d’un document, 7,50 $ pour chaque tranche de 15 minutes qu’une personne consacre à cette fin.

4. Pour préparer un document en vue de sa divulgation, y compris extraire une partie du document, 7,50 $ pour chaque tranche de 15 minutes qu’une personne consacre à cette fin.

5. Pour créer un programme d’ordinateur ou une autre méthode de préparation d’un document à partir de documents lisibles par machine, 15 $ pour chaque tranche de 15 minutes qu’une personne consacre à cette fin.

[11] Le paragraphe 57 (3) de la Loi  prévoit que la personne responsable doit fournir à l’auteur de la demande une estimation raisonnable de la somme exigible. Cette disposition est libellée comme suit :

La personne responsable d’une institution, préalablement à la divulgation d’un document, fournit à l’auteur de la demande une estimation raisonnable de la somme supérieure à 25 $, exigible, le cas échéant, en vertu de la présente loi.

[12] L’estimation des frais à payer a pour objet de donner à l’auteur de la demande suffisamment de renseignements pour qu’il puisse décider, en toute connaissance de cause, de payer ou non les frais et de poursuivre le processus.¹ Elle aide également l’auteur de la demande à décider s’il y a lieu de restreindre la portée de sa demande afin de réduire les frais à payer.²

[13] Tel qu’indiqué plus haut, après que l’appelant a convenu de circonscrire sa demande pour la limiter à un sommaire des dépenses de la présidente pour une période de deux ans, le collège lui a envoyé une décision prévoyant une nouvelle estimation des frais de 750 $ pour l’accès à ces documents. C’est cette estimation qui est en cause dans cet appel et dont je déterminerai s’il faut la confirmer.

[14] Dans tous les cas, l’institution doit inclure une ventilation détaillée des frais ainsi qu’une explication circonstanciée de la façon dont ceux-ci ont été calculés.³ La décision modifiée quant aux frais que le collège a fournie à l’appelant contient un tableau qui ventile l’estimation des droits de 750 $ de la façon suivante:

Dépenses de la Présidente (fin mars 2010 à aujourd’hui) (Dernière révision)

	tx/15 mins	# de quart/hre	Heures estimées	Montant total
Recherche des comptes de dépenses et relevés de la carte de crédit pour la période demandée	7,50 $	4	4	120,00 $
Préparation du rapport suite aux recherches (répartition des dépenses)	7,50 $	4	14	420,00 $
Validation de l’information et analyse de l’information en fonction de la Loi	7,50 $	4	7	210,00 $
				750,00 $

Analyse et constatations

Introduction

[15] Dans mon examen de l’estimation de frais de 750 $ du collège, je dois m’assurer que ce montant est raisonnable dans les circonstances et qu’il a été calculé conformément à la Loi . Le fardeau d’établir le caractère raisonnable de l’estimation incombe au collège.⁴ Ce dernier doit s’acquitter de ce fardeau en expliquant de façon satisfaisante comment il a calculé l’estimation des frais et en produisant des preuves suffisamment détaillées pour étayer ce calcul. Selon la preuve fournie par le collège, je peux confirmer l’estimation des frais ou la modifier.

[16] Pour les motifs qui suivent, je constate que l’estimation des frais de 750 $ du collège pour accorder l’accès à un sommaire des dépenses de la présidente pour une période de deux ans n’est ni raisonnable ni conforme à la Loi , et j’ordonne au collège de réduire les frais demandés à l’appelant.

[17] Pour commencer, il serait utile de mettre en contexte les demandes de remboursement de dépenses en Ontario et leur accessibilité au public. Le gouvernement de l’Ontario a adopté des règles quant aux dépenses pour les députés qui siègent à l’Assemblée législative et leur personnel, les fonctionnaires provinciaux, les consultants, les sous-traitants, les employés de certains organismes du gouvernement provincial et les employés de certains organismes du secteur public élargi, y compris les hôpitaux, les universités et les collèges. Ces règles, qui sont énoncées dans des textes de loi et dans des directives du gouvernement, s’appuient sur le principe selon lequel ces dépenses sont payées en bout de ligne par les contribuables, qui ont le droit d’exiger la transparence et l’obligation de rendre compte quant à ces demandes de remboursement.⁵

[18] Des sommaires des demandes de remboursement de dépenses déposées par un large éventail d’employées du secteur public et du secteur public élargi en Ontario sont accessibles sans frais dans un certain nombre de sites Web. Ainsi, les demandes de remboursement de dépenses déposées par le personnel ministériel et des fonctionnaires du gouvernement provincial depuis 2009 sont affichées dans un site Web du gouvernement de l’Ontario.⁶ De même, tous les réseaux locaux d’intégration des services de santé et hôpitaux doivent afficher les demandes de remboursement de dépenses de certaines personnes dans leur site Web.⁷

[19] Il semble que les universités et collèges de l’Ontario ne soient pas tenus d’afficher des renseignements sur les demandes de remboursement de dépenses dans leur site Web⁸. Cependant, certains établissements d’enseignement postsecondaire affichent volontairement dans leur site un sommaire des demandes de remboursement de dépenses déposées par leur président, notamment l’Université de Toronto⁹, l’Université McMaster,¹⁰ le Collège Algonquin¹¹ et le Collège Saint-Laurent.¹² Dans le cas des établissements d’enseignement postsecondaire qui n’affichent pas un tel sommaire des dépenses de leur président dans leur site Web, le public doit faire appel à la Loi  pour obtenir ces renseignements.

Calcul des frais

[20] Le collège fait valoir qu’il a calculé l’estimation des frais de 750 $ en se fondant sur le temps nécessaire pour effectuer une recherche manuelle des documents et les préparer en vue de leur divulgation :

Conformément aux dispositions de la Loi et des Règlements, le Collège a nécessité notamment:

a) Quatre (4) heures pour faire la recherche manuelle requise pour retrouver les documents en lien avec la demande d’accès à l’information;

b) Sept (7) heures pour repérer les renseignements contenus dans les documents visés par la demande d’accès à l’information et confirmer que l’information fournie correspond à la demande.

c) Quatorze (14) heures pour préparer le document en vue de sa divulgation, notamment la préparation du rapport en lien avec la répartition des dépenses, et ce, tel que demandé par l’auteur de la demande.

Ceci représente un total de vingt-cinq (25) heures, compensées à trente dollars (30$) pour une somme totale représentant sept cent cinquante dollars (750$) en frais d’accès.

Frais de recherche manuelle

[21] L’alinéa 57 (1)  a) de la Loi  oblige le collège à exiger de l’appelant des droits pour chaque heure de recherche manuelle requise afin de retrouver un document. En vertu du paragraphe 6 (3) du Règlement 460, le collège doit demander à l’appelant, pour une recherche manuelle d’un document, 7,50 $ pour chaque tranche de 15 minutes qu’une personne consacre à cette fin.

[22] Le collège met en contexte ses recherches manuelles en décrivant ainsi son système de gestion des documents :

Les informations demandées sont contenues dans des documents conservés, en format papier, dans des classeurs ou des boîtes (archives). Certaines informations sont également conservées dans le système informatique SCORPA du Collège.

Le secteur des Ressources financières garde les comptes de dépenses ainsi que les relevés de carte de crédit dans les classeurs du secteur pour les documents référant à l’année courante ainsi que l’année précédant l’année courante. Par la suite, ils sont archivés. Les informations sont détruites après sept (7) ans. Chaque reçu confirmant les dépenses est normalement joint au relevé mensuel.

Pour les comptes de dépenses, les documents sont classés par individu, par année. Pour les relevés de carte de crédit, ils sont classés par mois et non par individu.

[23] Le collège fait ensuite les observations suivantes au sujet des recherches manuelles requises pour localiser les relevés de dépenses de la présidente :

L’étendue et la portée de la demande d’accès font en sorte que de nombreuses heures de recherche manuelles sont requises. […]

Le Coordonnateur de l’accès à l’information et la protection de la vie privée du Collège, en collaboration avec le secteur des Ressources financières, a fait l’analyse de tous les comptes de dépenses s’échelonnant sur une période de vingt-sept (27) mois ainsi que tous les comptes de carte de crédit s’échelonnant sur la même période concernant les dépenses de la personne concernée.

Cette analyse consistait notamment à revoir chaque dépense indiquée aux relevés de carte de crédit et aux comptes de dépenses afin de déterminer si celle-ci devait être considérée dans le cadre de cette demande. Pour déterminer adéquatement si chaque dépense devait être considérée, une analyse de chaque reçu détaillant la dépense a été faite.

Qui plus est, une recherche additionnelle a été faite pour des factures imputées à des centres de coût corporatifs, mais rattachées aux activités de la personne concernée. Lorsque ces dépenses cadraient avec la demande d’accès à l’information, cette dépense était consignée dans un tableau résumant les dépenses, tableau qui sera remis au demandeur lorsqu’il s’acquittera des frais exigés.

[24] Le collège prétend qu’il faut quatre heures de recherche manuelle pour localiser les documents, ce qui occasionne des frais de recherche de 120 $. À mon avis, ces frais sont excessifs, surtout compte tenu du fait que l’appelant veut obtenir uniquement un sommaire des dépenses de la présidente pour une période de deux ans, et qu’un large éventail d’autres organismes du secteur public et du secteur public élargi de l’Ontario affichent gratuitement les dépenses de leurs cadres supérieurs dans leur site Web public.

[25] Tel qu’indiqué plus haut, le collège a décrit son système de gestion des documents et a indiqué que les renseignements sur les dépenses qui correspondent à la demande circonscrite de l’appelant se trouvent dans des classeurs ou des boîtes de documents papier et dans la base de données SCORPA du collège. Ce dernier cite ensuite l’ordonnance MO-1336, selon laquelle la Loi  n’oblige pas l’institution à conserver les documents sous une forme particulière ou sous la forme qui est la plus avantageuse pour l’auteur de la demande.

[26] Or, d’après des ordonnances plus récentes du CIPVP, l’auteur de la demande ne devrait pas devoir assumer un fardeau financier parce que l’institution a omis d’instaurer des pratiques adéquates de gestion des documents, et particulièrement des documents récents. Ainsi, dans l’ordonnance PO-3035, un auteur de demande voulait obtenir l’accès aux copies de tous les reçus de dépenses pour des billets d’avion achetés par la conjointe d’un ancien employé de l’Université McMaster pendant une période de cinq ans. Dans sa décision, le commissaire adjoint Brian Beamish a déclaré ce qui suit en ce qui concerne les frais de recherche manuelle que l’université exigeait pour localiser ces documents :

[Traduction]

La demande portait sur des documents datés du 5 janvier 2005 au 31 décembre 2010, que je considère comme étant récents. À mon avis, il est raisonnable de s’attendre à ce que les documents universitaires de cette période soient conservés d’une manière structurée qui permette de faire des recherches facilement. Sinon, et cela semble être le cas dans cet appel, je crois que l’appelant ne devrait pas à assumer un fardeau financier parce que l’université a omis d’instaurer des pratiques adéquates de gestion des documents. Par conséquent, je considère que le temps de recherche est excessif et que l’université n’a pas fourni une preuve adéquate pour me convaincre que ce temps était raisonnable.

[27] Je suis d’accord avec l’analyse du commissaire adjoint Beamish et je considère qu’elle s’applique aux quatre heures de recherche que le collège prétend devoir faire. L’appelant veut obtenir un sommaire des dépenses de la présidente de mars 2010 à mars 2012; il s’agit donc de documents récents. Il est raisonnable de s’attendre à ce que des documents sur les dépenses de la présidente pendant cette période soient conservés d’une manière structurée qui permette de faire des recherches facilement. En outre, un large éventail d’autres organismes du secteur public et du secteur public élargi de l’Ontario affichent gratuitement les dépenses de leurs cadres supérieurs dans leur site Web public. Dans ces circonstances, il m’apparaît déraisonnable pour le collège d’exiger que l’appelant paie des frais de recherche manuelle évalués à 120 $ pour localiser les relevés de dépenses de sa présidente.

[28] En bref, je considère que les frais de recherche manuelle de 120 $ ne sont ni raisonnables ni conformes à la Loi . Cependant, la Loi  est fondée sur le principe de l’utilisateur-payeur et oblige le collège à exiger des frais pour la recherche manuelle de documents. Par conséquent, j’ai décidé de permettre au collège d’imposer des frais pour 30 minutes de recherche manuelle des demandes de remboursement de dépenses de la présidente pour une année particulière, soit 15 $. Étant donné que l’appelant demande l’accès à ses demandes de remboursement de dépenses pour une période de deux ans, le collège peut lui imposer des frais pour une heure de recherche au total, soit 30 $.

Préparation des documents en vue de leur divulgation

[29] L’alinéa 57 (1)  b) de la Loi  oblige le collège à exiger de l’appelant des frais de préparation des documents en vue de leur divulgation. En vertu du paragraphe 6 (4) du Règlement 460, le collège doit demander à l’appelant 7,50 $ pour chaque tranche de 15 minutes qu’une personne consacre à préparer un document en vue de sa divulgation, y compris extraire une partie du document.

[30] Le collège fait valoir qu’il a dû prendre les mesures suivantes afin de préparer les documents sur les dépenses de la présidente en vue de leur divulgation :

Chaque compte de dépenses, incluant chaque facture y étant rattaché, ainsi que chaque compte de carte de crédit, incluant chaque facture y étant rattaché, doivent être analysés afin de déterminer si la dépense engendrée par la personne concernée cadre avec l’objet de la demande d’accès à l’information et protection de la vie privée. Dans l’éventualité où la dépense cadre avec la demande, elle est compilée dans un fichier Excel.

Chaque relevé mensuel peut comporter pas moins de seize (16) transactions et un minimum de seize (16) pages. Il s’agit d’un exercice qui aurait pu nécessiter plus de vingt-huit (28) heures en fonction des paramètres fournis par le Commissaire qui reconnaît qu’il faut généralement deux (2) minutes par page pour extraire les renseignements. [Ordonnance MO-1169]

Pour calculer le nombre de pages minimum, il suffit de multiplier seize (16) pages par vingt-sept (27) mois, multiplié par deux (2) pour tenir compte des relevés de carte de crédit et du compte de dépenses. Ceci donne un total d’au moins 864 pages. Si on multiplie le nombre de pages par deux (2) minutes, ceci donne un total de 1 728 minutes, ou plus de vingt-huit (28) heures. En réalité, l’extraction des renseignements, la préparation du tableau et la validation de l’information a nécessité vingt-cinq (25) heures tel que démontré dans l’estimation des coûts.

[31] D’après le calcul des frais du collège, il faudrait 14 heures (ce qui donnerait des frais de 420 $) pour préparer le document en vue de sa divulgation, notamment la préparation du rapport en lien avec la répartition des dépenses, et ce, tel que demandé par l’auteur de la demande.

[32] Je remarque d’emblée que le collège semble se méprendre quant à la signification du terme extraire figurant au paragraphe 6 (4) du Règlement 460. En vertu de cette disposition, le collège doit imposer des droits à l’appelant pour préparer un document en vue de sa divulgation, y compris extraire une partie du document. En général, le CIPVP reconnaît qu’il faut deux minutes par page pour extraire des renseignements.¹³ Extraire une partie d’un document consiste à supprimer ou retirer des renseignements qui sont visés par une ou plusieurs exceptions énoncées dans la Loi  ou qui ne sont pas visés par la demande d’accès.

[33] Le collège semble exiger dans ses frais de préparation deux minutes par page pour extraire des renseignements de registres de dépenses qui sont ensuite compilés dans un fichier Excel, probablement pour préparer un sommaire des dépenses de la présidente. Il ne s’agit pas là du processus consistant à extraire des renseignements se trouvant dans un document parce qu’ils font l’objet d’exceptions en vertu de la Loi  ou ne sont pas visés par une demande d’accès. Par conséquent, je considère que le collège ne peut exiger de l’appelant des frais correspondant à deux minutes par page pour extraire des renseignements des documents afin de créer un sommaire des dépenses de la présidente.

[34] Cependant, le CIPVP a statué, dans des ordonnances antérieures, que le travail nécessaire pour créer un document qui serait visé par une demande d’accès, comme une liste, peut faire l’objet de frais en vertu de la Loi .¹⁴ Ce travail consiste notamment à préparer un document en vue de sa divulgation, et l’institution doit exiger 7,50 $ pour chaque tranche de 15 minutes qu’une personne consacre à la création d’un tel document. Par conséquent, en l’espèce, le collège peut exiger des frais pour la préparation d’un document qui résume les dépenses de la présidente pour une période de deux ans.

[35] D’après la ventilation des frais que le collège a remise à l’appelant, il faut 14 heures pour préparer les documents en vue de leur divulgation, ce qui donne des frais de préparation de 420 $. À mon avis, ces frais sont excessifs pour la même raison que les frais de recherche manuelle du collège me le semblent également. Je reconnais que le collège doit faire des démarches pour préparer un document résumant les dépenses de la présidente pour une période de deux ans, mais il s’agit de renseignements qui devraient être toujours accessibles au public, d’autant plus qu’un large éventail d’autres organismes du secteur public et du secteur public élargi de l’Ontario affichent gratuitement les dépenses de leurs cadres supérieurs dans leur site Web public.

[36] En bref, je considère que les frais de préparation de 420 $ ne sont ni raisonnables ni conformes à la Loi . Cependant, la Loi  est fondée sur le principe de l’utilisateur-payeur et oblige le collège à exiger des frais pour la préparation d’un document en vue de sa divulgation. Par conséquent, j’ai décidé de permettre au collège d’imposer des frais correspondant à 30 minutes pour préparer en vue de sa divulgation un document résumant les dépenses de la présidente pour une année particulière, soit 15 $. Étant donné que l’appelant demande l’accès à ses demandes de remboursement de dépenses pour une période de deux ans, le collège peut lui imposer des frais pour une heure de préparation, soit 30 $ au total.

Frais supplémentaires

[37] Dans ses observations sur le calcul des frais, le collège affirme aussi qu’il lui faudrait sept heures pour repérer les renseignements contenus dans les documents visés par la demande d’accès à l’information et confirmer que l’information fournie correspond à la demande. Le collège distingue ces frais du temps nécessaire pour la recherche manuelle et la préparation, et indique que ces sept heures de travail occasionneraient des frais de 210 $. En outre, dans la ventilation des frais fournie à l’appelant, le collège indique qu’il demande 7,50 $ par tranche de 15 minutes pour faire ce travail, qu’il décrit comme étant la validation de l’information et l’analyse de l’information en fonction de la Loi .

[38] Étant donné que le collège demande 7,50 $ par tranche de 15 minutes, il semble qu’il soutienne que ce travail représente soit une recherche manuelle soit la préparation d’un document en vue de sa divulgation, car aucune autre disposition de l’article 6 du Règlement 460 ne permet ce taux particulier. En outre, ses observations sur la recherche manuelle et la préparation d’un document en vue de sa divulgation contiennent des énoncés qui renvoient à ce type de travail. Or, ce dernier, de toute évidence, ne peut correspondre à la fois à ces deux catégories de frais. De plus, je ne vois pas exactement pourquoi le collège distingue cet élément de son estimation des frais du temps consacré à la recherche manuelle et à la préparation dans ses observations sur le calcul des frais.

[39] À mon avis, le collège n’a pas fourni une preuve assez claire pour justifier ces frais de 210 $, et je considère par conséquent qu’ils ne sont ni raisonnables ni conformes à la Loi .

SUPPRESSION DU PAIEMENT DES FRAIS

B. Le paiement des frais devrait-il être supprimé?

[40] Le paragraphe 57 (4) de la Loi  exige qu’une institution supprime le paiement des frais, en totalité ou en partie, dans certaines circonstances. L’article 8 du Règlement 460 énonce d’autres facteurs que la personne responsable doit prendre en compte pour décider de supprimer ou non le paiement des frais.

[41] Pendant la médiation, l’appelant a envoyé une lettre au collège lui demandant de supprimer le paiement des frais. Le collège a envoyé à l’appelant une lettre de décision lui indiquant qu’il refusait sa demande de supprimer le paiement des frais. Par conséquent, la question de savoir si le paiement des frais devait être supprimé a été ajoutée à l’appel.

[42] Les dispositions de la Loi  sur les frais font fondées sur le principe de l’utilisateur-payeur, selon lequel l’auteur de la demande doit s’attendre à payer au moins une partie des frais de traitement de sa demande, à moins qu’il ne soit juste et équitable pour elle de ne le faire. Les frais mentionnés au paragraphe 57 (1) et décrits à l’article 6 du Règlement 460 sont obligatoires, à moins que l’auteur de la demande ne présente des arguments convaincants selon lesquels il est justifié de supprimer les frais parce qu’il est juste et équitable de le faire ou que la Loi  n’oblige l’institution à les supprimer.¹⁵

[43] L’auteur de la demande doit d’abord demander à l’institution de supprimer le paiement des frais et fournir des renseignements détaillés à l’appui de sa demande avant que le CIPVP n’examine si le paiement des frais peut être supprimé. Le CIPVP peut examiner la décision de l’institution de refuser de supprimer le paiement des frais, en totalité ou en partie, et peut confirmer ou modifier la décision de l’institution.¹⁶

[44] L’appelant n’a pas présenté d’observations sur les questions soulevées dans cet appel, y compris sur la question de savoir si les frais devraient être supprimés. Par conséquent, je n’ai devant moi aucune preuve justifiant une telle suppression, et je rejette cette partie de l’appel.

ORDONNANCE

1. 1. J’ordonne au collège de ramener à 60 $ le total des frais demandés à l’appelant pour lui accorder l’accès à un sommaire des demandes de remboursement de dépenses de la présidente pour une période de deux ans (30 $ pour effectuer une recherche manuelle des documents et 30 $ pour la préparation des documents en vue de leur divulgation).
2. 2. Je confirme la décision du collège de refuser la demande de suppression des frais de l’appelant.

Original signed by: Colin Bhattacharjee Arbitre

Le 22 décembre 2014

---

¹ Ordonnances P-81, MO-1367, MO-1614, MO-1699 et PO-2299.

² Ordonnance MO-1520-I.

³ Ordonnances P-81 et MO-1614.

⁴ Ordonnance 86.

⁵ Voir les lois suivantes, qui régissent les demandes de remboursement de dépenses en Ontario : Loi de 2002 sur l’examen des dépenses des ministres et des chefs d’un parti de l’opposition et l’obligation de rendre compte,  L.O. 2002, c. 34 ; Loi de 2009 sur l’examen des dépenses dans le secteur public , L.O. 2009, c. 20 ; Loi de 2010 sur la responsabilisation du secteur parapublic , L.O. 2010, c. 25 . Voir également les directives gouvernementales suivantes du Secrétariat du Conseil de gestion : Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil et Directive applicable aux dépenses du secteur parapublic.

⁶ www.ontario.ca/fr/gouvernement/depenses-de-deplacement-de-repas-et-daccueil.

⁷ En vertu du paragraphe 8 (1)  de la Loi de 2010 sur la responsabilisation du secteur parapublic , précitée à la note 5, chaque réseau local d’intégration des services de santé et chaque hôpital doit, conformément aux directives données en vertu du paragraphe (2), afficher sur son site Web public les renseignements relatifs aux demandes de remboursement de dépenses que les directives exigent d’afficher. Voir les Directives pour les hôpitaux concernant la production des rapports prévus dans la LRSP du ministre de la Santé et des Soins de longue durée, qui sont entrées en vigueur le 1^er avril 2011.

⁸ Le paragraphe 9 (1) de la Loi de 2010 sur la responsabilisation du secteur parapublic , précitée à la note 7, prévoit que le lieutenant-gouverneur en conseil peut, par règlement, établir des règles applicables à l’affichage public de dépenses par les organismes du secteur parapublic. Cependant, il semble qu’aucun règlement semblable n’ait encore été pris à l’égard des collèges et universités.

⁹ www.president.utoronto.ca/travel-hospitality-reports.

¹⁰ www.mcmaster.ca/presidentsoffice/about/accountability.html.

¹¹ L’ancien président Ken MacDonald a affiché un sommaire de ses dépenses pour 2012 et 2013 dans le site Web du Collège Algonquin, mais ces documents semblent avoir été retirés maintenant qu’une nouvelle présidente est en poste.

¹²www.stlawrencecollege.ca/about/college-administration/office-of-the-president/presidents-employment/.

¹³ Ordonnances MO-1169, PO-1721, PO-1834 et PO-1990.

¹⁴ Ordonnances M-203, PO-1834, PO-3190 et MO-3017.

¹⁵ Ordonnance PO-2726.

¹⁶ Ordonnances M-914, P-474, P-1393 et PO-1953-F.