La ville a mené d’autres recherches et localisé des documents supplémentaires, y compris des lettres reçues de trois anciens politiciens à l’appui de la proposition, un affidavit signé par la personne proposée ainsi qu’une vérification judiciaire que celle-ci a dû remettre dans le cadre du processus de proposition. La ville a acheminé la demande de vérification judiciaire à la Commission des services policiers d’Ottawa en vertu du paragraphe 18 (3) de la Loi, qui permet de transférer une demande à une autre institution si elle intéresse davantage cette institution.

La ville a remis à l’appelant une lettre de décision modifiée selon laquelle elle lui accordait un accès complet à plusieurs documents, mais elle a continué de lui refuser l’accès à une partie ou à la totalité d’autres documents en vertu de l’alinéa 6 (1) b) et du paragraphe 14 (1) de la Loi.

En ce qui concerne le procès-verbal d’une réunion du Comité sur les dénominations commémoratives qui aurait eu lieu le 5 juin 2006, la ville a informé la médiatrice qu’il n’existe pas car le comité ne s’est pas réuni ce jour-là.

L’appelant a affirmé à la médiatrice qu’à son avis, il existe des documents supplémentaires concernant le changement de dénomination du Complexe récréatif d’Orléans. Par conséquent, la question de savoir si la ville a effectué des recherches raisonnables pour localiser les documents pertinents, aux termes de l’article 17 de la Loi, demeure en cause dans cet appel.

L’appel n’a pas été réglé par la médiation et a été renvoyé à l’arbitrage pour la tenue d’une enquête. J’ai entrepris mon enquête en envoyant un avis d’enquête à la ville, qui a fait parvenir des observations. J’ai ensuite envoyé un avis d’enquête à l’appelant avec une copie des observations de la ville. L’appelant a répondu en présentant de brèves observations.

La ville a refusé de divulguer des parties des documents qui ont trait à la personne proposée et à cinq autres personnes : la personne qui a présenté la proposition, une autre personne qui y a contribué et les trois anciens politiciens qui ont envoyé une lettre d’appui. J’ai décidé de désigner ces cinq personnes comme personnes concernées dans cet appel, et j’ai envoyé à chacune un avis d’enquête.

J’ai reçu une réponse de deux des anciens politiciens, qui ont consenti à la divulgation de la totalité de leurs lettres d’appui. La lettre adressée au troisième ancien politicien a été renvoyée au CIPVP car l’adresse était erronée. J’ai également reçu une réponse de la personne qui a contribué à la présentation de la proposition; elle s’est opposée à la divulgation de tout renseignement la concernant. Je n’ai pas reçu de réponse de la personne qui a fait la proposition.

DOCUMENTS

Les documents qui demeurent en litige dans cet appel sont résumés dans le tableau suivant :

ANALYSE

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Pour déterminer quelles dispositions de la Loi peuvent s’appliquer, il faut établir si les documents contiennent des « renseignements personnels » et, le cas échéant, à qui ces renseignements ont trait. Cette expression est définie au paragraphe 2 (1) de la Loi :

« renseignements personnels » Renseignements consignés ayant trait à un particulier qui peut être identifié. S’entend notamment :

a)         des renseignements concernant la race, l’origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, l’âge, le sexe, l’orientation sexuelle, l’état matrimonial ou familial de celui-ci;

b)         des renseignements concernant l’éducation, les antécédents médicaux, psychiatriques, psychologiques, criminels ou professionnels de ce particulier ou des renseignements reliés à sa participation à une opération financière;

c)         d’un numéro d’identification, d’un symbole ou d’un autre signe individuel qui lui est attribué;

d)         de l’adresse, du numéro de téléphone, des empreintes digitales ou du groupe sanguin de ce particulier;

e)         de ses opinions ou de ses points de vue personnels, sauf s’ils se rapportent à un autre particulier;

f)         de la correspondance ayant explicitement ou implicitement un caractère personnel et confidentiel, adressée par le particulier à une institution, de même que des réponses à cette correspondance originale susceptibles d’en révéler le contenu;

g)         des opinions et des points de vue d’une autre personne au sujet de ce particulier;

h)         du nom du particulier, s’il figure parmi d’autres renseignements personnels qui le concernent, ou si sa divulgation risque de révéler d’autres renseignements personnels au sujet du particulier;

La liste d’exemples donnée au paragraphe 2 (1) n’est pas exhaustive. Par conséquent, les renseignements qui n’entrent pas dans les catégories mentionnées aux alinéas a) à h) peuvent tout de même être considérés comme des renseignements personnels [ordonnance 11].

Pour que des renseignements soient considérés comme des renseignements personnels, il faut qu’on puisse raisonnablement s’attendre à ce que le particulier puisse être identifié si les renseignements sont divulgués [ordonnance PO-1880, confirmée en révision judiciaire dans Ontario (Attorney General) v. Pascoe, [2002] O.J. No. 4300 (C.A.)].

Les paragraphes 2 (2.1) et (2.2) de la Loi soustraient certains renseignements à la définition de « renseignements personnels ». Ces dispositions sont libellées comme suit :

(2.1) Les renseignements personnels excluent le nom, le titre, les coordonnées et la désignation d’un particulier qui servent à l’identifier par rapport à ses activités commerciales ou à ses attributions professionnelles ou officielles.

(2.2) Il est entendu que le paragraphe (2.1) s’applique même si un particulier exerce des activités commerciales ou des attributions professionnelles ou officielles depuis son logement et que ses coordonnées se rapportent à ce logement.

Pour être considérés comme des renseignements personnels, les renseignements doivent avoir trait aux aspects personnels de la vie d’un particulier. En général, les renseignements qui concernent les aspects professionnels, officiels ou commerciaux de la vie d’un particulier ne sont pas considérés comme « ayant trait à un particulier » [ordonnances P-257, P-427, P-1412, P‑1621, R-980015, MO-1550-F et PO-2225].

Cependant, si les renseignements concernent les aspects professionnels, officiels ou commerciaux d’un particulier, ils peuvent tout de même être considérés comme des renseignements personnels s’ils dévoilent une ou des choses de nature personnelle concernant ce particulier [ordonnances P-1409, R-980015, PO-2225 et MO-2344].

La ville a refusé de divulguer le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, l’affiliation, l’adresse électronique et la signature de la personne qui a présenté la proposition. Ces renseignements figurent aux pages 1, 3 et 14 des documents en cause. Je considère que tous ces renseignements sont visés par les alinéas d) et h) de la définition de « renseignements personnels » énoncée au paragraphe 2 (1) de la Loi.

La ville a également refusé de divulguer le nom et l’état familial de la personne qui a contribué à la présentation de la proposition. Ces renseignements figurent aux pages 1 et 10 des documents en cause. Je considère que ces renseignements sont visés par les alinéas d) et h) de la définition de « renseignements personnels » énoncée au paragraphe 2 (1) de la Loi.

Les documents en cause contiennent également les lettres d’appui envoyées par trois anciens politiciens (pages 15, 16 et 17). Des extraits de ces lettres figurent aussi dans le résumé (page 2) et la formule de proposition (pages 4, 5 et 10). La ville a divulgué à l’appelant des éléments de ces lettres d’appui et les extraits connexes, mais pas le nom de ces trois anciens politiciens, l’adresse du domicile de deux d’entre eux et certaines de leurs opinions sur la personne proposée.

Comme nous l’avons indiqué plus haut, deux de ces anciens politiciens ont consenti à la divulgation complète de leur nom et de leur lettre d’appui. « Tout ce que j’écris est accessible au public », a déclaré l’un d’entre eux, qui a fourni une formule de consentement signée afin d’« assurer la divulgation de tous les renseignements pertinents ». Un autre politicien a téléphoné à nos bureaux et a déclaré qu’il n’avait « aucune objection » à ce que sa lettre d’appui soit divulguée.

Le nom de ces anciens politiciens figure dans les documents en raison des rapports professionnels qui les liaient à la personne proposée. À mon avis, ces noms sont visés par le paragraphe 2 (2.1) de la Loi et sont des renseignements d’ordre professionnel, et non des renseignements personnels qui les concernent. Ces renseignements ne sont donc pas visés par l’exception fondée sur la vie privée du paragraphe 14 (1) de la Loi et doivent être divulgués à l’appelant.

Cependant, deux des lettres d’appui contiennent l’adresse domiciliaire de l’ancien politicien qui l’a rédigée (pages 16 et 17). À mon avis, ces adresses sont fournies à titre personnel et ne servent pas à les identifier par rapport à leurs activités commerciales ou à leurs attributions professionnelles ou officielles au sens des paragraphes 2 (2.1) et (2.2) de la Loi. Ni l’un ni l’autre de ces politiciens n’exerçait des activités commerciales ou des attributions professionnelles ou officielles depuis son logement. Par conséquent, je considère que ces renseignements sont visés par l’alinéa d) de la définition de « renseignements personnels » énoncée au paragraphe 2 (1) de la Loi.

Les lettres d’appui fournies par les trois anciens politiciens contiennent également leurs opinons au sujet de la personne proposée. La ville a divulgué certaines de ces opinions, mais pas la totalité. On pourrait supposer que les renseignements non divulgués sont des renseignements professionnels concernant la personne proposée, car ces opinions ont trait surtout aux réalisations professionnelles et non à la vie personnelle de la personne proposée. Cependant, certains des renseignements non divulgués ont trait aux caractéristiques personnelles dont a fait preuve la personne proposée dans le cadre de son travail, ce qui, à mon avis, révèle des éléments de nature personnelle à son sujet. En bref, je juge que les renseignements non divulgués sur la personne proposée qui sont contenus dans les lettres d’appui sont visés par l’alinéa g) de la définition de « renseignements personnels » énoncée au paragraphe 2 (1) de la Loi.

La ville a divulgué à l’appelant des parties des documents contenant beaucoup de renseignements sur la personne proposée. Cependant, en plus de certaines opinions des trois anciens politiciens sur la personne proposée, la ville n’a pas divulgué l’ancienne adresse domiciliaire, l’ancien numéro de téléphone et l’ancienne adresse électronique de la personne proposée tels qu’ils figurent dans le formulaire de proposition (page 3). En outre, elle n’a pas divulgué sa signature (page 14) ni un affidavit qu’il avait signé confirmant qu’il n’avait pas été reconnu coupable d’infractions (page 43). À mon avis, ces renseignements sont visés par les alinéas b), d) et h) de la définition de « renseignements personnels » énoncée au paragraphe 2 (1) de la Loi.

VIE PRIVÉE

La ville soutient que les renseignements personnels contenus dans les documents en cause concernant différentes personnes sont soustraits à l’obligation de divulgation en vertu de l’exception fondée sur la vie privée énoncée au paragraphe 14 (1) de la Loi. Je considère que les renseignements suivants, que la ville n’a pas divulgués, représentent des « renseignements personnels » :

•         Les nom, adresse, numéro de téléphone, adresse électronique et signature du particulier qui a présenté la proposition (pages 1, 3 et 14).

•         Le nom et l’état familial d’un autre particulier qui a participé à la préparation de la proposition (pages 1 et 10).

•         L’adresse domiciliaire de deux anciens politiciens qui ont présenté des lettres à l’appui de la proposition (pages 16 et 17).

•         Les opinions des trois anciens politiciens concernant la personne proposée, telles qu’énoncées dans leurs lettres d’appui (pages 2, 4, 5, 10, 15, 16 et 17).

•         L’ancienne adresse domiciliaire, l’ancien numéro de téléphone, l’ancienne adresse électronique et la signature de la personne proposée (pages 3 et 14).

•         Les renseignements figurant dans un affidavit signé par la personne proposée (page 43).

Je dois maintenant déterminer si ces renseignements personnels sont visés par l’exception énoncée au paragraphe 14 (1) de la Loi. Lorsqu’une personne demande l’accès à des renseignements personnels concernant une autre personne, il est interdit en vertu du paragraphe 14 (1) de divulguer ces renseignements sauf si l’une des exceptions prévues aux alinéas 14 (1) a) à f) s’applique.

Si les renseignements entrent dans l’une des catégories énoncées aux alinéas 14 (1) a) à f), leur divulgation n’est pas exemptée en vertu de l’article 14. Dans les circonstances, il semble que la seule exception qui s’applique est celle de l’alinéa f). Cette disposition est libellée comme suit :

La personne responsable ne divulgue des renseignements personnels qu’au particulier concerné par ceux-ci, sauf :

f)         [si] la divulgation ne constitue pas une atteinte injustifiée à la vie privée.

Les facteurs et les présomptions prévus aux paragraphes 14 (2), (3) et (4) permettent de déterminer si la divulgation constituerait ou non une atteinte injustifiée à la vie privée en vertu de l’alinéa 14 (1) f).

Si l’alinéa 14 (4) a), b) ou c) s’applique, la divulgation ne serait pas une atteinte injustifiée à la vie privée et les renseignements ne font pas l’objet d’une exception en vertu de l’article 14. À mon avis, aucun de ces alinéas du paragraphe 14 (4) ne s’applique aux renseignements personnels en cause dans cet appel.

Si l’un ou l’autre des alinéas 14 (3) a) à h) s’applique, la divulgation est présumée être une atteinte injustifiée à la vie privée en vertu de l’article 14. Lorsque la présomption d’atteinte injustifiée à la vie privée est établie en vertu du paragraphe 14 (3), elle peut être réfutée uniquement si le paragraphe 14 (4) ou la nécessité manifeste de divulguer les documents dans l’intérêt public prévue à l’article 16 s’applique [John Doe v. Ontario (Information and Privacy Commissioner) (1993), 13 O.R. (3d) 767].

Dans la lettre de décision qu’elle a fait parvenir à l’appelant, la ville a invoqué la présomption de l’alinéa 14 (3) d) (antécédents professionnels ou académiques) de la Loi. Cependant, dans ses observations, la ville dit ne plus l’invoquer. À mon avis, aucune des présomptions des alinéas 14 (3) a) à h) ne s’applique aux renseignements personnels en cause en l’espèce.

Si aucune des présomptions du paragraphe 14 (3) ne s’applique, le paragraphe 14 (2) énumère différents facteurs qui peuvent permettre de déterminer si la divulgation de renseignements personnels constitue une atteinte injustifiée à la vie privée [ordonnance P-239]. Le paragraphe 14 (2) est libellé comme suit :

Aux fins de déterminer si la divulgation de renseignements personnels constitue une atteinte injustifiée à la vie privée, la personne responsable tient compte des circonstances pertinentes et examine notamment si :

a)           la divulgation est souhaitable parce qu’elle permet au public de surveiller de près les activités de l’institution;

b)          l’accès aux renseignements personnels peut promouvoir une amélioration de la santé et de la sécurité publiques;

c)           l’accès aux renseignements personnels rendra l’achat de biens et de services susceptible d’un choix plus judicieux;

d)          les renseignements personnels ont une incidence sur la juste détermination des droits qui concernent l’auteur de la demande;

e)           le particulier visé par les renseignements personnels risque d’être injustement lésé dans ses intérêts pécuniaires ou autres;

f)           les renseignements personnels sont d’une nature très délicate;

g)          l’exactitude et la fiabilité des renseignements personnels sont douteuses;

h)          le particulier visé par les renseignements personnels les a communiqués à l’institution à titre confidentiel;

i)           la divulgation est susceptible de porter injustement atteinte à la réputation d’une personne dont il est fait mention dans le document.

Les facteurs énoncés aux alinéas 14 (2) a), b), c) et d) sont généralement favorables à la divulgation, alors que ceux qui figurent aux alinéas e), f), g), h) et i) favorisent la protection de la vie privée (ordonnance PO-2265). La liste des facteurs énoncés au paragraphe 14 (2) n’est pas exhaustive. L’institution doit également tenir compte d’autres facteurs pertinents, même s’ils ne sont pas énumérés au paragraphe 14 (2) [ordonnance P-99].

Dans leurs observations, les parties n’abordent pas la question de savoir si l’un ou l’autre des facteurs énoncés au paragraphe 14 (2) sont pertinents pour déterminer si la divulgation des renseignements personnels que la ville n’a pas divulgués représenterait une atteinte injustifiée à la vie privée des particuliers concernés par ces renseignements.

À mon avis, le seul facteur qui s’applique clairement à certains des renseignements personnels en cause est celui de l’alinéa 14 (2) a). Ce facteur favorise la divulgation des renseignements personnels si celle-ci est souhaitable parce qu’elle permet au public de surveiller de près les activités de l’institution. Je considère qu’il s’applique uniquement aux opinions des trois anciens politiciens concernant la personne proposée, qui se trouvent dans leurs lettres d’appui (pages 2, 4, 5, 10, 15, 16 et 17). Ces opinions ont de toute évidence été prises en compte dans la décision de la ville de rebaptiser le Complexe récréatif d’Orléans « Complexe récréatif Bob MacQuarrie – Orléans ». Par conséquent, je juge qu’il est souhaitable de divulguer ces renseignements personnels pour permettre au public de surveiller de près les activités de la ville.

À mon avis, aucun des facteurs du paragraphe 14 (2) qui sont favorables à la protection de la vie privée ne s’applique à ces renseignements. En l’occurrence, je considère donc que la divulgation des opinions des trois anciens politiciens concernant la personne proposée ne représenterait pas une atteinte injustifiée à la vie privée de cette personne, comme le prévoit l’exception énoncée à l’alinéa 14 (1) f). Ces renseignements ne sont donc pas visés par l’exception prévue au paragraphe 14 (1) de la Loi.

Cependant, l’alinéa 14 (2) a) ne s’applique pas aux autres renseignements personnels sur la personne proposée qui figurent ailleurs dans les documents (pages 3 et 14) ni à l’adresse domiciliaire des deux anciens politiciens, qui se trouve dans leurs lettres d’appui (pages 16 et 17). Il ne s’applique pas non plus aux renseignements personnels concernant d’autres particuliers que la ville n’a pas divulgués. Par exemple, il ne s’applique pas aux nom, adresse, numéro de téléphone, adresse électronique et signature du particulier qui a présenté la proposition (pages 1, 3 et 14). À mon avis, la divulgation de ces renseignements personnels n’est pas souhaitable pour permettre au public de surveiller de près les activités de la ville.

Étant donné qu’aucun des facteurs du paragraphe 14 (2) ne s’applique au reste des renseignements personnels que la ville n’a pas divulgués concernant ces particuliers, l’exception de l’alinéa 14 (1) f) ne s’applique pas. Je juge donc que les renseignements personnels suivants sont visés par l’exception énoncée au paragraphe 14 (1) :

•         Les nom, adresse, numéro de téléphone, adresse électronique et signature du particulier qui a présenté la proposition (pages 1, 3 et 14).

•         Le nom et l’état familial d’un autre particulier qui a participé à la préparation de la proposition (pages 1 et 10).

•         L’adresse domiciliaire de deux anciens politiciens qui ont présenté des lettres à l’appui de la proposition (pages 16 et 17).

•         L’ancienne adresse domiciliaire, l’ancien numéro de téléphone, l’ancienne adresse électronique et la signature de la personne proposée (pages 3 et 14).

•         Les renseignements figurant dans un affidavit signé par la personne proposée (page 43).

RÉUNION TENUE EN L’ABSENCE DU PUBLIC

Alinéa 6 (1) b)

L’alinéa 6 (1) b) est libellé comme suit :

Une personne responsable peut refuser de divulguer un document :

qui révèle l’essentiel des délibérations d’un conseil, d’une commission ou d’une autre entité ou d’un comité de ceux-ci lors d’une réunion si une loi autorise la tenue de cette réunion en l’absence du public.

Pour que cette exception s’applique, l’institution doit démontrer :

1.         qu’un conseil, une commission, une autre entité ou un comité de ceux-ci a tenu une réunion;

2.         qu’une loi autorise la tenue de cette réunion en l’absence du public;

3.         que la divulgation du document révélerait l’essentiel des délibérations de cette réunion.

[Ordonnances M-64, M-102 et MO-1248]

Pour ce qui est de la troisième partie de ce test :

•                     « délibérations » s’entend de discussions tenues en vue de prendre une décision [ordonnance M-184];

•                     « essentiel » ne se limite pas généralement au seul objet de la réunion [ordonnances M-703, MO-1344].

L’alinéa 6 (1) b) ne vise pas à protéger des documents uniquement parce qu’ils portent sur des questions abordées lors d’une réunion tenue en l’absence du public. Par exemple, on a jugé qu’il ne s’appliquait pas au nom des personnes qui participent aux réunions ni à la date, à l’heure et à l’emplacement des réunions [ordonnance MO-1344].

Alinéa 6 (2) b) : exception

L’alinéa 6 (2) b) de la Loi prévoit une exception à l’alinéa 6 (1) b). Il est libellé comme suit :

Malgré le paragraphe (1), la personne responsable ne doit pas refuser de divulguer un document en vertu de ce paragraphe si, selon le cas :

l’objet des délibérations a fait l’objet d’une réunion ouverte au public, dans le cas d’un document visé à l’alinéa (1) b);

Analyse et constatations

Pour déterminer si les procès-verbaux des réunions du 23 mars et du 14 octobre 2005 du comité sont visés par l’exception prévue à l’alinéa 6 (1) b) de la Loi, j’appliquerai le test en trois parties décrit plus haut.

Premier critère – délibérations d’un conseil, d’une commission ou d’une autre entité ou d’un comité de ceux-ci lors d’une réunion

Pour répondre au premier critère du test en trois parties visant à déterminer si l’exception énoncée à l’alinéa 6 (1) b) s’applique, la ville doit confirmer que le comité a tenu une ou plusieurs réunions. Or, je suis convaincu que le comité s’est réuni à huis clos le 23 mars et le 14 octobre 2005. Je juge donc que la ville a répondu au premier critère du test.

Deuxième critère – une loi autorise la tenue de la réunion en l’absence du public

Pour répondre au deuxième critère du test en trois parties visant à déterminer si l’exception énoncée à l’alinéa 6 (1) b) s’applique, la ville doit confirmer qu’une loi autorisait la tenue des deux réunions du comité en l’absence du public.

La ville affirme qu’à ces deux réunions, le comité a adopté une motion visant à poursuivre la réunion à huis clos en vertu de l’alinéa 239 (2) b) de la Loi sur les municipalités et de l’alinéa 13 (1) b) du Règlement de procédure de la ville (Règlement n° 2006-462). Elle soutient que chaque motion précisait que l’objet de la réunion à huis clos consistait à passer en revue le procès-verbal confidentiel de chaque réunion antérieure et à adopter un ordre du jour prévoyant « l’étude d’affaires privées sur une personne pouvant être identifiée ».

La ville affirme également que la proposition de dénomination commémorative concernant M. MacQuarrie comptait parmi les points à l’ordre du jour de ces deux réunions. Elle soutient que le comité avait étudié de toute évidence des « affaires privées concernant une personne pouvant être identifiée » au sens de l’alinéa 239 (2) b) de la Loi sur les municipalités et de l’alinéa 13 (1) b) du Règlement de procédure de la ville.

J’ai étudié attentivement les observations de la ville et les procès-verbaux des deux réunions tenues à huis clos. Pour les motifs suivants, je considère que les deux réunions tenues à huis clos pour étudier la proposition de changer la dénomination du Complexe récréatif d’Orléans en hommage à M. MacQuarrie n’étaient pas autorisées par l’alinéa 239 (2) b) de la Loi sur les municipalités.

Le paragraphe 239 (1) de la Loi sur les municipalités prévoit que toutes les réunions doivent être ouvertes au public. Le paragraphe 239 (2) permet cependant de tenir une réunion ou une partie de celle-ci à huis clos dans certaines circonstances. Ainsi, l’alinéa 239 (2) b) prévoit :

Une réunion ou une partie de celle-ci peut se tenir à huis clos si l’une des questions suivantes doit y être étudiée :

b)         des renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée, y compris des employés de la municipalité ou du conseil local;

Le paragraphe 12 (1) du Règlement de procédure de la ville prévoit que les réunions du conseil doivent être publiques, sous réserve de certaines exceptions prévues au paragraphe 12 (2) et à l’article 13 du règlement. L’alinéa 13 (1) b) ressemble à l’alinéa 239 (2) b) de la Loi sur les municipalités. Il est libellé comme suit :

Le Conseil peut, par résolution, tenir une réunion ou une partie de réunion à huis clos si l’une des questions suivantes doit être étudiée :

(b)        des affaires privées concernant une personne qui peut être identifiée, y compris un membre du personnel;

Pour répondre au deuxième critère du test en trois parties visant à déterminer si l’exception énoncée à l’alinéa 6 (1) b) s’applique, la ville doit montrer qu’une « loi » autorisait la tenue des deux réunions du comité en l’absence du public. La Loi sur les municipalités est évidemment une « loi » mais le Règlement de procédure de la ville n’en est pas une. Par conséquent, il reste à déterminer si l’alinéa 239 (2) b) de la Loi sur les municipalités autorisait la tenue de ces deux réunions en l’absence du public.

Comme nous l’avons précisé plus haut, l’alinéa 239 (2) b) mentionne des « renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée ». L’expression « renseignements privés » n’est pas définie dans la Loi sur les municipalités, mais le CIPVP a déjà jugé qu’elle est analogue à l’expression « renseignements personnels » figurant dans la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée [ordonnance MO-2368]. À mon avis, l’alinéa 239 (2) b) a pour objet de donner au conseil municipal ou au conseil ou comité d’une municipalité la liberté de fermer la totalité ou une partie d’une réunion au public afin de protéger la vie privée d’une personne qui peut être identifiée, mais uniquement si la réunion portera sur des « renseignements privés » concernant cette personne.

J’ai examiné attentivement les procès-verbaux des réunions du 23 mars 2005 (point 4, pages 50-51) et du 14 octobre 2005 (point 4, page 46) du comité qui portent sur la proposition de changer la dénomination du Complexe récréatif d’Orléans en hommage à M. MacQuarrie. Bien que le comité ait tenu ces périodes de ces deux réunions à huis clos en vertu de l’alinéa 239 (2) b) de la Loi sur les municipalités, on n’a pas étudié lors de ces réunions de « renseignements privés » sur la personne proposée ni sur toute autre personne pouvant être identifiée. Le comité a plutôt discuté d’autres questions relatives à la proposition de changement de dénomination.

Dans les circonstances, je considère que l’alinéa 239 (2) b) de la Loi sur les municipalités n’autorisait pas la tenue à huis clos de ces périodes des deux réunions du comité. Par conséquent, je juge que la ville n’a pas répondu au deuxième critère du test d’application en trois parties de l’alinéa 6 (1) b). Les parties des procès-verbaux des deux réunions du comité ne sont donc pas visées par l’exception prévue à l’alinéa 6 (1) b) de la Loi et doivent être divulguées à l’appelant.

Je remarque que les en-têtes de chaque procès-verbal (pages 46 et 50) contiennent le nom du particulier qui a présenté la proposition. On ne traite pas de « renseignements privés » sur ce particulier dans les procès-verbaux eux-mêmes. Cependant, dans la section précédente de la présente ordonnance, j’ai jugé que le nom de ce particulier est visé par l’exception relative à la vie privée énoncée au paragraphe 14 (1) de la Loi. J’ordonne donc à la ville de retirer le nom de ce particulier des en-têtes de chaque procès-verbal.

RECHERCHE DE DOCUMENTS PERTINENTS

L’appelant soutient qu’il existe des documents supplémentaires concernant le changement de dénomination du Complexe récréatif d’Orléans visant à rendre hommage à M. MacQuarrie. Il faut donc déterminer si la ville a mené des recherches raisonnables pour localiser les documents pertinents, comme l’exige l’article 17 de la Loi.

Lorsque l’auteur d’une demande soutient qu’il existe d’autres documents que ceux que l’institution a identifiés, il faut alors décider si l’institution a fait des recherches raisonnables pour localiser les documents conformément à l’article 17 [ordonnances P-85, P-221 et PO‑1954‑I]. Si je suis convaincu que les recherches faites ont été raisonnables dans les circonstances, je confirmerai la décision de l’institution. Dans le cas contraire, je pourrai ordonner que des recherches supplémentaires soient effectuées.

La Loi n’exige pas que l’institution prouve sans l’ombre d’un doute qu’il n’existe pas d’autres documents. Cependant, l’institution doit présenter des preuves suffisantes démontrant qu’elle a fait un effort raisonnable pour identifier et localiser des documents pertinents [ordonnance P‑624]. Pour être pertinents, les documents doivent être « raisonnablement reliés » à la demande [ordonnance PO-2554].

Une recherche raisonnable consiste pour un employé d’expérience, qui connaît le sujet de la demande, à déployer des efforts raisonnables pour localiser des documents qui sont raisonnablement reliés à la demande [ordonnances M-909, PO-2469 et PO-2592].

Bien qu’il soit rarement possible pour l’auteur d’une demande d’indiquer précisément quels documents l’institution n’a pas identifiés, il doit tout de même fournir des motifs raisonnables permettant de conclure que ces documents existent [ordonnance MO-2246].

Dans ses observations, l’appelant soutient ce qui suit :

« Je n’ai encore aucune évidence de l’identité des 7 ou 8 personnes qui ont appuyé le Formulaire de proposition ni les raisons de chacun pour leur appui.

Je n’ai pas non plus d’évidence de pourquoi et par qui la demande de proposition a été retirée et classée le 5 juin 2006. »

La ville soutient qu’elle a effectué des recherches raisonnables pour localiser des documents pertinents conformément à l’article 17 de la Loi. Elle a fourni un affidavit d’une coordonnatrice des politiques et des projets du directeur municipal qui décrit les recherches menées pour localiser des documents en réponse à la demande de l’appelant. Au paragraphe 3 de son affidavit, cette personne affirme qu’il n’existe pas de procès-verbal d’une réunion du Comité sur les dénominations commémoratives tenue le 5 juin 2006, car le comité ne s’est pas réuni à cette date.

J’ai étudié attentivement les observations des parties. À mon avis, l’appelant n’a pas fourni une preuve suffisante pour étayer son affirmation selon laquelle la ville a reçu et pris en considération des lettres d’appui provenant de sept ou huit personnes. D’après mon examen des documents en cause, particulièrement du formulaire de proposition, il semble que seuls trois anciens politiciens aient envoyé une lettre pour appuyer la proposition de changer la dénomination du Complexe récréatif d’Orléans afin de rendre hommage à M. MacQuarrie. Rien n’indique que d’autres personnes ont envoyé des lettres d’appui dont le comité aurait tenu compte.

En ce qui concerne le procès-verbal d’une réunion du Comité sur les dénominations commémoratives tenue le 5 juin 2006 que l’appelant a demandé, la ville a affirmé clairement que ce procès-verbal n’existe pas car le comité ne s’est pas réuni ce jour-là. J’accepte l’explication de la ville et je suis convaincu qu’il n’existe pas de procès-verbal. En outre, l’appelant ne m’a pas fourni une preuve suffisante pour expliquer pourquoi il devrait exister des documents supplémentaires sur son allégation selon laquelle la proposition de changement de dénomination aurait été retirée le 5 juin 2006.

À mon avis, la ville a démontré qu’un employé d’expérience a déployé des efforts raisonnables pour localiser des documents qui sont raisonnablement reliés à la demande de l’appelant. Ce dernier ne m’a pas fourni une preuve suffisante pour que je puisse conclure qu’il existe des documents pertinents supplémentaires. En conséquence, je juge que la ville a mené des recherches raisonnables pour localiser des documents pertinents, comme l’exige l’article 17 de la Loi.

ORDONNANCE

1.         J’ordonne à la ville de divulguer le nom des trois anciens politiciens et leurs opinions sur la personne proposée qui figurent dans le résumé (page 2), le formulaire de proposition (pages 4, 5 et 10) et leurs lettres d’appui (pages 15, 16 et 17).

2.         Je confirme la décision de la ville de ne pas divulguer les renseignements personnels suivants contenus dans les documents en cause :

•         Les nom, adresse, numéro de téléphone, adresse électronique et signature du particulier qui a présenté la proposition (pages 1, 3 et 14).

•         Le nom et l’état familial d’un autre particulier qui a participé à la préparation de la proposition (pages 1 et 10).

•         L’adresse domiciliaire de deux anciens politiciens qui ont présenté des lettres à l’appui de la proposition (pages 16 et 17).

•         L’ancienne adresse domiciliaire, l’ancien numéro de téléphone, l’ancienne adresse électronique et la signature de la personne proposée (pages 3 et 14).

•         Les renseignements figurant dans un affidavit signé par la personne proposée (page 43).

3.         J’ordonne à la ville de divulguer le procès-verbal des réunions du Comité sur les dénominations commémoratives tenues à huis clos le 23 mars 2005 (point 4, pages 50-51) et le 14 octobre 2005 (point 4, page 46) portant sur la proposition de changer la dénomination du Complexe récréatif d’Orléans pour rendre hommage à M. MacQuarrie. Cependant, j’ordonne également à la ville de retirer des en-têtes de chaque procès-verbal le nom du particulier qui a présenté la proposition.

4.         J’ai fourni à la ville une copie des pages 1 à 17, 46, 50 et 51 des documents en cause. J’ai surligné en vert les parties de ces documents qui ne doivent pas être divulguées à l’appelant car elles sont soustraites à l’obligation de divulgation en vertu du paragraphe 14 (1) de la Loi ou ne sont pas pertinentes. En d’autres mots, la ville doit divulguer à l’appelant les parties de ces documents qui ne sont pas surlignées.

5.         J’ordonne à la ville de divulguer ces documents à l’appelant au plus tard le 4 décembre 2009 mais pas avant le 27 novembre 2009.

6.         Je confirme que la ville a mené des recherches raisonnables pour localiser des documents pertinents.

7.         Je conserve juridiction concernant toute question éventuelle relative au respect de la présente ordonnance.

Original signed by :___________                                                         Le 30 octobre 2009              

Colin Bhattacharjee

Arbitre