ORDONNANCE MO-1444
Appel MA-000214-1
Conseil scolaire de district catholique Centre-Sud
NATURE DE L’APPEL
Le Conseil scolaire de district catholique CentreSud (le « Conseil ») a reçu une demande d’accès à tous les documents et demandes d’emploi concernant le recrutement qui a eu lieu à l’automne 1999 en vue de combler le poste de gestionnaire des services administratifs et financiers, présentée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (la « Loi »). Le Conseil avait désigné ce poste bilingue. L’auteur de la demande, un candidat non retenu, a également demandé une copie des notes ou commentaires versés au dossier en la matière.
Le Conseil a localisé un certain nombre de documents pertinents et a accordé à l’auteur de la demande l’accès à (i) la description de poste élaborée en vue du concours; (ii) la description des fonctions; (iii) l’offre d’emploi; (iv) sa propre demande d’emploi.
Le Conseil a refusé l’accès au reste des documents en vertu du paragraphe 14 (1) (vie privée) de la Loi, en invoquant les présomptions énoncées aux alinéas 14 (3) d) (antécédents professionnels ou académiques) et 14 (3) g) (recommandations ou évaluations personnelles).
L’auteur de la demande (maintenant l’appelant) a interjeté appel de la décision du Conseil.
Pendant la médiation, l’appelant a précisé qu’il demandait l’accès uniquement aux documents concernant chacun des cinq candidats convoqués à une entrevue d’emploi (les « personnes concernées »). C’est donc dire que la demande d’accès présentée à l’origine a été limitée au curriculum vitae des personnes concernées et aux résultats obtenus aux diverses composantes du concours d’emploi. Plus précisément, ces résultats portent sur (i) les entrevues en personne; (ii) les entrevues téléphoniques; (iii) la présentation du budget; (iv) le modèle de lettre.
L’appelant a également indiqué qu’il ne demandait pas le nom, l’adresse et le numéro d’assurance sociale des personnes concernées.
Un avis d’enquête a été envoyé au Conseil et aux cinq parties concernées; seul le Conseil a fourni des observations. J’ai ensuite envoyé un avis d’enquête à l’appelant, avec une copie expurgée des observations du Conseil, auxquelles l’appelant a répondu en me faisant également parvenir des observations.
DOCUMENTS
Les documents visés par cet appel sont :
• le curriculum vitae des cinq personnes concernées;
• des parties d’un document d’une page énumérant les notes obtenues par les cinq personnes concernées aux différentes composantes du concours d’emploi. Seules les quatre composantes susmentionnées demeurent en litige.
ANALYSE
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
L’exception relative à la vie privée du paragraphe 14 (1) ne s’applique qu’aux « renseignements personnels ». Au sens du paragraphe 2 (1) de la Loi, les « renseignements personnels » sont notamment des renseignements consignés ayant trait à un particulier qui peut être identifié, y compris des renseignements concernant l’éducation ou les antécédents professionnels de ce particulier [alinéa b)], de la correspondance ayant un caractère personnel ou confidentiel adressée par le particulier à une institution [alinéa f)], des opinions et des points de vue d’une autre personne au sujet de ce particulier [alinéa g)] et du nom du particulier, s’il figure parmi d’autres renseignements personnels qui le concernent [alinéa h)].
Comme nous l’avons déjà dit, l’appelant a indiqué qu’il ne demandait pas le nom, l’adresse et le numéro d’assurance sociale des personnes concernées.
Aucun des documents ne contient de renseignements personnels sur l’appelant.
Curriculum vitae
Le Conseil soutient que les renseignements contenus dans les curriculum vitae sont des renseignements personnels au sujet des personnes concernées. Il précise que ces curriculum vitae lui ont été remis à titre confidentiel en réponse à des offres d’emploi qui précisaient que ces documents seraient confidentiels. Le Conseil affirme également que d’après des ordonnances antérieures du Bureau du commissaire (ordonnances P-727 et P-766), les curriculum vitae contiennent des renseignements personnels sur les personnes concernées.
Je suis d’accord avec l’affirmation du Conseil selon laquelle les curriculum vitae contiennent des renseignements personnels sur les personnes concernées.
Toutefois, l’appelant a précisé qu’il ne demande pas l’accès aux renseignements permettant d’identifier les personnes concernées (c.-à-d. leurs nom, adresse, numéros de téléphone, etc.). Dans ses observations, l’appelant demande expressément que ces renseignements soient exclus afin qu’il ne soit pas en mesure d’identifier ces personnes. Il soutient qu’en supprimant les données d’identification, la divulgation des renseignements personnels qui restent ne devrait plus susciter d’objection.
Le Conseil conteste ce point de vue en ces termes :
Même si l’appelant ne demande pas les noms des personnes concernées, le marché pour de tels postes, en français, à Toronto, est si restreint qu’il est fort probable que même sans nom, un ou des noms des postulants serait divulgé directement ou indirectement.
Tom Wright, ancien commissaire, s’est penché sur une question semblable dans l’ordonnance P-328. Cet appel portait sur une demande d’accès à certains renseignements, y compris des curriculum vitae, et l’auteur de la demande avait également demandé que certaines données d’identification soient supprimées pour que les documents ne soient plus considérés comme des « renseignements personnels ». Voici la conclusion du commissaire dans l’ordonnance P-328 :
En ce qui concerne les demandes et curriculum vitae, je juge que les renseignements qui restent après suppression des renseignements personnels mentionnés par l’appelant seraient toujours visés par la définition de « renseignements personnels ». À mon avis, les demandes et curriculum vitae sont intrinsèquement constitués de renseignements personnels, et je ne suis pas convaincu qu’il suffirait de supprimer des types de renseignements tels que ceux qu’a mentionnés l’appelant pour que le document ne porte plus sur des particuliers pouvant être identifiés.
Le raisonnement du commissaire Wright est valable en l’espèce. En raison de leur nature même, les curriculum vitae représentent des ensembles de renseignements personnels. À mon avis, il est impossible de supprimer des curriculum vitae des cinq personnes concernées suffisamment de données d’identification pour que ces documents ne représentent plus des « renseignements personnels ».
Je juge donc que les renseignements contenus dans les curriculum vitae sont des renseignements personnels sur les personnes concernées.
Notes obtenues aux tests
Le Conseil est d’avis que les notes obtenues aux quatre composantes du concours d’emploi représentent également des renseignements personnels sur les personnes concernées, car il s’agit en fait de l’opinion du comité de sélection au sujet des candidats, qui répond à la définition de « renseignements personnels » de l’alinéa g). L’appelant suggère à nouveau de supprimer ces noms des documents pour respecter la vie privée de ces personnes.
Dans un certain nombre d’ordonnances, il a été déterminé s’il est possible de divulguer les notes obtenues à des concours d’emploi sans divulguer des renseignements personnels sur des personnes pouvant être identifiées. Ainsi, dans l’ordonnance P-1076, j’avais déterminé que cette question devrait être examinée dans son contexte :
Il ressort clairement de la définition de « renseignements personnels » contenue au paragraphe 2 (1) de la Loi qu’un chiffre tel qu’une note obtenue à un test ne représenterait un renseignement personnel que s’il pouvait être relié à l’identité de la personne en question. L’existence de ce lien doit être établie compte tenu des circonstances de chaque appel, en s’appuyant sur les observations des parties et sur un examen indépendant du document effectué par la représentante ou le représentant du Bureau du commissaire.
Aucun des cinq candidats dont les notes étaient en cause dans l’ordonnance P-1076 ni l’institution ne m’ont adressé d’observations pendant mon enquête sur cet appel. Après avoir examiné les documents, j’ai jugé qu’en l’absence de preuve établissant un lien raisonnable entre une note précise et l’identité de l’un des cinq candidats au concours, les notes ne contiennent pas à elles seules des renseignements consignés sur une personne pouvant être identifiée, et j’ai ordonné que la « note totale » des cinq candidats soit divulguée.
D’autres appels portant sur des demandes semblables ont donné lieu à des décisions différentes compte tenu des faits et circonstances en cause. Par exemple, dans l’ordonnance P-1045, l’arbitre Laurel Cropley a jugé que les notes anonymisées de quatre candidats à un concours d’emploi pourraient, dans les circonstances, être associées à des particuliers pouvant être identifiés. L’arbitre a également déclaré que ces notes constituaient des renseignements personnels sur ces particuliers.
Dans l’appel qui nous concerne, le Conseil affirme ce qui suit :
Même si l’appelant ne demande pas les noms des personnes concernées, le marché pour de tels postes, en français, à Toronto, est si restreint qu’il est fort probable que même sans nom, un ou des noms des postulants serait divulgé directement ou indirectement....En plus, même sans nom, il est possible d’identifier les documents et les évaluations du candidat retenu.
Le Conseil est également d’avis que les notes obtenues aux tests divulgueraient des renseignements personnels sur le candidat retenu, du fait que ce dernier a obtenu la note la plus élevée.
Étant donné la nature des renseignements déjà fournis à l’appelant et le fait que les notes les plus élevées pourraient être attribuées au candidat retenu, je suis d’avis que la divulgation des notes des cinq candidats, même si leur nom n’était pas dévoilé, révélerait des renseignements personnels sur un particulier qui peut être identifié, en l’occurrence le candidat retenu.
Cependant, si les notes du candidat retenu sont supprimées de même que le nom des cinq personnes concernées et la date de leur entrevue, il ne resterait plus de renseignements concernant des particuliers pouvant être identifiés. Selon le conseil, les notes anonymisées permettraient d’identifier les candidats, mais je n’en suis pas convaincu. Contrairement aux curriculum vitae, qui sont très difficiles à anonymiser, les notes elles-mêmes, sans l’identité des candidats, ne sont que des chiffres. Faute d’arguments contraires de la part du Conseil, je ne crois pas que ces chiffres représentent des renseignements personnels. À mon avis, un document expurgé de cette façon ne contiendrait plus de « renseignements personnels » au sens du paragraphe 2 (1) de la Loi et, du fait que l’exception du paragraphe 14 (1) ne s’applique qu’aux renseignements personnels, je juge que le document expurgé n’est pas admissible à une exception en vertu de cette disposition et qu’il doit être divulgué à l’appelant.
ATTEINTE À LA VIE PRIVÉE
Lorsqu’une personne demande des renseignements personnels sur une autre personne, le paragraphe 14 (1) de la Loi interdit à l’institution de les divulguer à moins que ne s’applique l’une des exceptions énoncées aux alinéas 14 (1) a) à f). Le seul alinéa qui puisse s’appliquer en l’espèce est l’alinéa 14 (1) f), qui est libellé comme suit :
14.(1) La personne responsable ne divulgue des renseignements personnels qu'au particulier concerné par ceux-ci, sauf :
f) la divulgation ne constitue pas une atteinte injustifiée à la vie privée.
Les paragraphes 14 (2) et (3) de la Loi permettent de déterminer si la divulgation de renseignements personnels donnerait lieu à une atteinte injustifiée à la vie privée. Le paragraphe 14 (2) établit des critères que l’institution doit envisager pour ce faire, et le paragraphe 14 (3) précise les types de renseignements dont la divulgation est présumée constituer une atteinte injustifiée à la vie privée. La Cour divisionnaire a jugé que la présomption interdisant la divulgation en vertu du paragraphe 14 (3), une fois établie, ne peut être annulée par l’un ou l’autre des facteurs énoncés au paragraphe 14 (2) (John Doe v. Ontario (Information and Privacy Commissioner) (1993), 13 O.R. (3d) 767).
Les alinéas 14 (3) d) et g) de la Loi se lisent comme suit :
3) Est présumée constituer une atteinte injustifiée à la vie privée, la divulgation de renseignements personnels :
d) qui ont trait aux antécédents professionnels ou académiques;
g) qui comportent des recommandations ou des évaluations personnelles, des renseignements ayant trait à la moralité ou à des évaluations de personnel;
En ce qui concerne les curriculum vitae, le Conseil est d’avis que les renseignements qu’ils contiennent décrivent les antécédents professionnels des personnes concernées, et invoque des ordonnances antérieures du Bureau du commissaire à l’appui de sa position (ordonnances M-7, M319 et M-1084).
Je suis d’accord avec le Conseil. Je conclus que les curriculum vitae contiennent les antécédents professionnels des personnes concernées et que leur divulgation représenterait une atteinte présumée injustifiée à la vie privée en vertu de l’alinéa 14 (3) d) de la Loi.
Pour ce qui est des notes du candidat retenu, le Conseil affirme que ces renseignements sont visés par la présomption de l’alinéa 14 (3) g). En effet, ils peuvent être reliés directement à ce candidat. Plusieurs ordonnances du Bureau du commissaire ont porté sur des demandes d’accès à des renseignements contenus dans des dossiers de concours d’emploi, et notamment aux notes attribuées à certains candidats (ordonnances P-485, P-722, P-940 et P-1045). Dans l’ordonnance P-722, l’arbitre Donald Hale a jugé que les notes obtenues à une entrevue constituaient des évaluations personnelles et que la présomption de l’alinéa 21 (3) g) de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée [l’équivalent de l’alinéa 14 (3) g) de la loi municipale] s’appliquait à elles. Je suis d’accord avec cette interprétation, que je retiens dans le cadre du présent appel.
À mon avis, les notes du candidat retenu sont considérées à juste titre comme des évaluations personnelles de cette personne, et leur divulgation représenterait une atteinte présumée injustifiée à la vie privée en vertu de l’alinéa 14 (3) g) de la Loi.
Dans ses observations, l’appelant conteste les raisons pour lesquelles le Conseil n’a pas divulgué le document et affirme qu’il est important que ces renseignements soient divulgués pour assurer la transparence du processus de sélection. Il affirme également que les renseignements demandés devraient être du domaine public et non pas soustraits à l’application de la Loi. L’appelant souligne aussi l’importance pour le public de pouvoir examiner les activités du Conseil. Il semble invoquer l’application possible de l’alinéa 14 (2) a), qui s’applique lorsque la divulgation est souhaitable parce qu’elle permet au public de surveiller de près les activités de l’institution. Même si je convenais avec l’appelant que ce facteur est pertinent en l’espèce, la décision de la Cour divisionnaire dans la cause John Doe précitée a déterminé que les facteurs du paragraphe 14 (2) ne peuvent être invoqués pour annuler une présomption établie en vertu du paragraphe 14 (3).
En résumé, je juge que la divulgation du curriculum vitae des cinq personnes concernées et des parties du document d’une page contenant les notes du candidat retenu et le nom ainsi que la date d’entrevue des cinq personnes concernées représenterait une atteinte injustifiée à la vie privée de ces personnes, et que ces documents ainsi que le document partiel sont visés par l’exception prévue au paragraphe 14 (1) de la Loi.
INTÉRÊT DE LA DIVULGATION POUR LE PUBLIC
Dans ses observations, l’appelant affirme qu’il est dans l’intérêt public d’examiner les activités du Conseil. Il souligne qu’à son avis, la Loi vise à permettre l’accès du public aux documents publics dont les organismes gouvernementaux ont la garde. L’appelant semble invoquer la question de l’« intérêt public » mentionnée à l’article 16 de la Loi, sans mentionner cette disposition explicitement.
L’article 16 de la Loi est libellé comme suit :
16. Les exceptions à la divulgation visées aux articles 7, 9, 10, 11, 13 et 14 ne s'appliquent pas si la nécessité manifeste de divulguer le document dans l'intérêt public l'emporte sans conteste sur les fins visées par les exceptions.
Dans l’ordonnance P-984, l’agente d’enquête Holly Big Canoe a examiné les éléments de l’article 23 de la loi provinciale, qui est l’équivalent de l’article 16 de la loi municipale. Elle a déclaré en substance :
L’article 23 énonce deux critères à respecter pour pouvoir invoquer cette disposition touchant l’intérêt public : il doit y avoir une nécessité manifeste de divulguer le document dans l’intérêt public, et cette nécessité manifeste doit l’emporter sans conteste sur les fins visées par l’exception.
Pour qu’il y ait une nécessité manifeste de divulguer le document dans l’intérêt public, le contenu du document doit servir à informer le public sur les activités du gouvernement en leur fournissant des renseignements qu’il ne possède pas déjà et qu’il peut utiliser pour exprimer son opinion ou faire des choix politiques.
À l’appui de sa position, l’appelant déclare :
La transparence est un élément fondamental en droit administratif et il en va de l’intérêt public d’avoir accès aux documents visées. L’esprit de la Loi est précisément de donner accès au public aux documents «public» détenus par les organismes publics. Je comprends que la protection à la vie privée doit être prise en ligne de compte mais on doit se donner les moyens, tel que proposé en l’espèce, afin de balancer le droit à l’accès à l’information et celui des personnes visées.
Je conviens que l’une des fins de la Loi établies à l’article 1 consiste à conférer au public le droit d’accès à l’information que détient le gouvernement, mais une autre fin décrite dans le même article consiste à protéger la vie privée des particuliers. L’opinion de l’appelant selon laquelle il serait possible d’établir un équilibre entre ces deux fins en l’espèce en supprimant des documents les noms et autres données d’identification n’est pas étayée par ma conclusion que les documents visés par le paragraphe 14 (1) de la Loi, même sans données d’identification, permettront quand même d’identifier les personnes concernées.
Les observations de l’appelant donnent à penser que ce dernier est intéressé à obtenir l’accès aux documents à ses propres fins et pour ses propres intérêts de nature essentiellement personnelle. À mon avis, il n’est pas parvenu à établir qu’il est dans l’intérêt public de divulguer les renseignements contenus dans les documents. Même si cette divulgation était dans l’intérêt public, je crois qu’il n’existe pas de nécessité manifeste de les divulguer à cette fin, et que cet intérêt ne l’emporterait pas clairement sur l’exception relative aux renseignements personnels en l’espèce. Par conséquent, l’article 16 de la Loi ne s’applique pas.
ORDONNANCE
1. J’ordonne au Conseil de divulguer les notes de test des quatre candidats non retenus, sans toutefois mentionner leur nom et la date des entrevues. Je joins une version surlignée du document d’une page contenant ces renseignements à la copie de la présente ordonnance envoyée au coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée du Conseil. Cette version surlignée met en évidence les renseignements qui ne doivent pas être divulgués. Les renseignements doivent être divulgués à l’appelant au plus tard le le 27 juillet 2001 mais pas avant le 23 juillet 2001.
2. Je confirme la décision du Conseil de refuser l’accès au curriculum vitae des cinq personnes concernées ainsi qu’à leur nom, à la date de leur entrevue et aux notes obtenues par le candidat retenu, renseignements contenus dans le document d’une page.
3. Pour vérifier la conformité à la présente ordonnance, je me réserve le droit d’ordonner au Conseil de me fournir une copie du document qu’il aura divulgué à l’appelant conformément à la disposition 1.
L’originale signée par: Le Juin 21, 2001 Tom Mitchinson
Commissaire adjoint