ORDONNANCE PO-1775
Appels PA_990051_1 et PA_990150_1
Tribunal d’appel de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail
NATURE DE L’APPEL
L’appelant a présenté deux demandes au Tribunal d’appel de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (le « Tribunal ») en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (la « Loi ») pour accéder aux renseignements suivants sur bande audio, en français :
1. Appel PA-990051-1
1. Tous les renseignements et preuves se trouvant dans le dossier de l’appelant que le Tribunal a pris en compte pour arriver à la décision 325/95R datée du 13 novembre 1998;
2. Les transcriptions des audiences et des décisions du Tribunal.
2. Appel PA-990150-1
• Tous les renseignements contenus dans le dossier 745/91;
• La décision 325/95;
• Les transcriptions des audiences du Tribunal qui ont donné lieu aux décisions 745/91 et 325/95.
Le Tribunal a accordé l’accès et présenté les estimations suivantes :
1. Appel PA-990051-1
Le Tribunal a évalué les frais à 973,80 $ pour la reproduction par photocopie de 4 869 pages de documents ventilées comme suit :
• Documents dans le dossier 325/95R - 4 565 pages;
• Transcriptions de l’audience qui a mené à la décision 745/91 - 304 pages.
Cette décision n’aborde pas la question des bandes audio, la forme sous laquelle l’appelant a demandé les renseignements.
2. Appel PA-990150-1
Le Tribunal a évalué les frais à 1 536,15 $ répartis comme suit :
• Documents dans le dossier 745/91 - 122 $ pour la reproduction par photocopie;
• Documents dans le dossier 325/95 - 913 $ pour la reproduction par photocopie;
• Bande audio de la transcription de l’audience ayant mené à la décision 325/95 - 476,15 $;
• Bande audio de la transcription de l’audience ayant mené à la décision 325/95I - 25 $.
Dans sa décision, le Tribunal a déclaré que les bandes de l’audience ayant mené à la décision 745/91 n’existent plus. Sa décision n’aborde la question des bandes audio que partiellement.
L’appelant a interjeté appel des décisions du Tribunal parce qu’elles ne traitaient pas de l’accès aux renseignements sur bande audio. Il demandait qu’en raison de son handicap visuel, tous les renseignements lui soient fournis sur bande audio.
Pendant la médiation, le Tribunal a rendu des décisions révisées dans lesquelles il abordait la question des bandes audio. En retour, l’appelant a restreint l’étendue de sa demande pour la limiter aux documents que le Tribunal avait créés et qui le concernaient, à savoir les transcriptions des audiences qui ont eu lieu aux fins des décisions 745/91, 325/95I, 325/95 et 325/95R et ces décisions elles-mêmes.
En juillet 1999, le Tribunal a rendu deux décisions révisées concernant l’estimation des frais totaux de 1 530,85 $ pour la création des bandes audio contenant les documents demandés. Dans sa décision, il a ventilé l’estimation des frais à engager pour produire les bandes audio des documents et le coût des bandes audio comme suit :
• Décision 745/91 _ 102,70 $;
• Décisions 325/95I et 325/95 _ 5,40 $;
• Transcription de l’audience tenue le 25 avril 1995 pour la décision 325/95I _ 25 $;
• Transcription de l’audience tenue le 15 octobre 1997 pour la décision 325/95 _ 476,15 $;
• Décision 325/95R et transcription des audiences tenues les 28 mai et 9 octobre 1991 pour la décision 745/91 _ 921,60 $.
L’appelant a maintenu son appel des estimations car il croit qu’il a le droit de recevoir les renseignements sous forme de bande audio sans avoir à assumer les frais connexes en raison de son handicap visuel. Il ne conteste pas le calcul des frais, pas plus qu’il ne demande que les frais soient supprimés en vertu du paragraphe 57 (4) de la Loi.
Après que le Tribunal a rendu les décisions révisées de juillet 1999, l’appelant a restreint la portée de sa demande une fois de plus pour la limiter aux documents créés avant le 31 janvier 1996, date à laquelle des modifications imposant des frais pour l’accès aux renseignements personnels ont été apportées à la Loi. L’appelant est d’avis qu’il ne devrait pas avoir à payer des frais pour accéder à des documents créés avant les modifications apportées à la Loi.
Avant l’abrogation du paragraphe 57 (2) de la Loi, le 31 janvier 1996, il était interdit aux institutions d’imposer des frais lorsqu’une personne demandait l’accès aux renseignements personnels la concernant. Cependant, depuis cette date, les demandes d’accès aux renseignements personnels sont assujetties aux frais prévus dans la Loi, peu importe la date où les documents ont été créés. C’est la date de présentation de la demande, plutôt que la date de création du document, qui détermine si des frais peuvent être imposés aux personnes qui demandent accès aux renseignements personnels qui les concernent [ordonnance P-1186]. Par conséquent, je conclus que les dispositions de l’ancien paragraphe 57 (2) qui empêchaient d’imposer des frais pour l’accès aux renseignements personnels ne s’appliquent pas en l’espèce.
J’ai présenté un avis d’enquête sur bande audio en français à l’appelant et une version papier en anglais au Tribunal, leur demandant leurs observations concernant la question de savoir s’il était approprié de demander à l’appelant de payer des frais pour les versions sur bande audio des renseignements qu’il avait demandés. Seul le Tribunal a fait des observations.
Comme il en a été question précédemment, le Tribunal ne refuse pas l’accès aux renseignements sur la base des exceptions prévues dans la Loi. En outre, l’appelant ne conteste pas le calcul des frais, pas plus qu’il ne demande que les droits soient supprimés en vertu du paragraphe 57 (4) de la Loi.
Le seul point en litige dans les appels en question porte sur l’interprétation des paragraphes 48 (3) et (4) de la Loi, qui prévoient qu’une institution doit faire en sorte que les renseignements personnels soient communiqués, s’il y a lieu, « sous une forme intelligible ». L’appelant laisse entendre que les renseignements auxquels il demande accès ne seront intelligibles que s’ils sont présentés en français et sur bande audio, en raison de son handicap visuel, et que le Tribunal ne devrait pas lui imposer de frais pour répondre à ses besoins particuliers.
ANALYSE
MODE D’ACCÈS
Les paragraphes 48 (3) et (4) régissent le mode d’accès aux renseignements personnels. Ils sont libellés comme suit :
(3) Dans le cas du particulier à qui est accordé l’accès aux renseignements personnels exigés en vertu du paragraphe (1), et sous réserve des règlements, la personne responsable :
a) ou bien permet au particulier de les consulter;
b) ou bien lui en fournit une copie.
(4) La personne responsable veille à ce que les renseignements personnels soient communiqués, le cas échéant, au particulier sous une forme intelligible et d’une façon qui permet de connaître les conditions générales de leur stockage et de leur utilisation.
Le paragraphe 48 (3) de la Loi prévoit que l’institution qui reçoit une demande d’accès aux renseignements personnels qui concernent l’auteur de la demande doit permettre à la personne en question de les consulter ou lui en fournir une copie. En l’occurrence, le Tribunal a accepté de fournir une copie des renseignements demandés, conformément à l’alinéa 48 (3) b), sur bande audio tel que demandé, dans la mesure où l’auteur de la demande accepte de payer les frais de 1 530,85 $ exigés en vertu du paragraphe 57 (1) de la Loi.
Dans l’ordonnance M-1153, je me suis penché sur une situation où l’auteur de la demande demandait accès à des documents généraux, plutôt qu’à des renseignements personnels qui le concernaient, sous forme électronique, plutôt qu’en version papier, forme sous laquelle les documents étaient conservés. J’ai conclu qu’il était raisonnable et pratique pour l’institution de fournir les documents en version électronique au moyen d’un scanner. J’ai résumé mes conclusions dans cette affaire comme suit :
[TRADUCTION]
À mon avis, il serait raisonnable et pratique pour la cité de déterminer quels documents répondent aux parties 2, 4 et 5 de la première demande et à la seconde demande, et de les présenter à une entreprise de l’extérieur, conformément à ses observations, en transformant les copies papier des documents en fichiers électroniques au moyen d’un scanner. Bien que je n’aie pas été saisi de la question des frais et que je ne puisse donc pas rendre de décision à cet égard, la cité peut déterminer qu’elle a le droit de se prévaloir des dispositions de la Loi et du règlement qui régissent l’imposition de frais. Elle peut donc présenter à l’appelant, avant d’engager les dépenses en question, une estimation des coûts du transfert des documents nécessaire pour répondre à la demande, conformément aux principes énoncés dans l’ordonnance 81 rendue par le Bureau du commissaire.
Aux termes de l’alinéa 1 a) de la Loi, celle-ci a notamment pour objet « de procurer [au public] un droit d’accès à l’information régie par une institution ». Lorsqu’une personne demande accès à des documents sous une forme différente de celle sous laquelle les documents existent et qu’il est raisonnable et pratique pour l’institution de faire le changement en question pour répondre à la demande, l’institution doit le faire. Bref, je conclus que, faute de circonstances exceptionnelles, il est raisonnable et pratique pour l’institution de fournir les copies électroniques des documents qui existent uniquement en version papier au moyen d’un scanner.
À mon avis, ces principes s’appliquent aux renseignements demandés en l’espèce, même s’il s’agit d’une demande d’accès à des renseignements personnels plutôt qu’à des documents généraux. Dans les appels en question et conformément aux principes exprimés dans l’ordonnance M-1153, je conclus qu’il est raisonnable et pratique pour le Tribunal d’enregistrer sur bande audio les renseignements contenus dans les documents demandés par l’appelant. Or, le Tribunal a accepté de se plier à cette requête, moyennant le paiement des frais demandés. Je conclus que le Tribunal satisfait aux exigences du paragraphe 48 (3) en accordant l’accès aux renseignements demandés dans la forme demandée, malgré l’imposition de frais, obligatoires en vertu du paragraphe 57 (1).
Selon moi, la suppression du paiement des frais prévue au paragraphe 57 (4) de la Loi aurait pu fournir à l’appelant le recours nécessaire. Cependant, il a choisi de ne pas s’en prévaloir. En adoptant le paragraphe 57 (4), la Législature a pris en compte la question de savoir si les frais sont justifiés ou non dans les circonstances. Comme le Tribunal n’a pas décidé de supprimer les frais, puisque l’appelant ne l’avait pas demandé, je ne peux pas décider si le Tribunal aurait dû le faire et je ne peux pas ordonner non plus la suppression du paiement des frais exigés en vertu du paragraphe 57 (1). [Ordonnances P-4, P-5, M-858 et M-914]
J’examinerai maintenant la question de savoir si le Tribunal a respecté le paragraphe 48 (4) qui l’oblige à s’assurer que les renseignements personnels sont communiqués « sous une forme intelligible ». Comme il en a été question précédemment, le Tribunal a accepté de communiquer les renseignements personnels « sous une forme intelligible » pour l’appelant par l’utilisation de bandes audio. De ce fait, je conclus que le Tribunal a rempli les obligations qui lui incombent en vertu du paragraphe 48 (4) de la Loi.
OBLIGATION DE RÉPONDRE À DES BESOINS PARTICULIERS EN VERTU DU CODE DES DROITS DE LA PERSONNE DE L’ONTARIO
Dans l’ordonnance P-540, Irwin Glasberg, ancien commissaire adjoint, a examiné l’application de l’alinéa 11 (1) a) du Code des droits de la personne (le « Code ») de l’Ontario pour déterminer si, dans cette affaire, l’institution avait violé les droits de l’auteur de la demande en refusant de lui fournir les documents en gros caractères. Après avoir constaté qu’il était obligé d’interpréter le paragraphe 48 (4) en tenant compte des principes énoncés à l’alinéa 11 (1) a) du Code, M. Glasberg a conclu :
J’ai étudié en profondeur les observations des parties et les circonstances de la cause. Je conclus que si le ministère avait interprété et appliqué le paragraphe 48 (4) de la Loi selon une norme objective, sans chercher à aider l’auteur de la demande, les droits de ce dernier en tant que personne handicapée auraient été enfreints à première vue en vertu de l’alinéa 11 (1) a) du Code.
Cependant, eu égard aux faits, je crois que le ministère a tenu compte des besoins particuliers de l’appelant. Je crois également que les mesures que le ministère a prises pour aider l’appelant à prendre connaissance de son dossier ont permis à l’appelant d’accéder effectivement aux renseignements personnels le concernant. Je conclus donc que la décision du ministère de ne pas transcrire la totalité du dossier de l’appelant en caractères gras d’une taille de 24 points ne contrevient pas à l’alinéa 11 (1) a) du Code.
Comme il en est question précédemment, la question de savoir si les dispositions du Code pourraient s’appliquer ne serait pertinente que dans le cadre d’une discussion sur la pertinence de la suppression du paiement des frais. Or, dans les présents appels, je n’ai pas été saisi de cette question puisque l’appelant n’a pas demandé que le Tribunal supprime les frais.
Le Tribunal fait valoir que l’obligation de répondre aux besoins particuliers de l’appelant qui lui incombe en vertu de l’alinéa 11 (1) a) du Code fait déjà l’objet d’une instance devant la Commission ontarienne des droits de la personne (la « Commission »). En effet, l’appelant a déposé une plainte devant la Commission alléguant que le Tribunal n’a pas tenu compte de son handicap en refusant de lui fournir les documents demandés sur bande audio, sans frais. Le Tribunal soutient que pour éviter les audiences contradictoires et le chevauchement des procédures, je devrais m’en remettre à la Commission pour régler la question de l’obligation de répondre aux besoins particuliers de l’appelant en vertu du Code.
Contrairement à la situation qui existait dans le cas de l’ordonnance P-540, l’appelant a déposé une plainte devant la Commission en vertu du Code quant à l’obligation du Tribunal de répondre à ses besoins particuliers. À mon avis, il est approprié que la Commission s’occupe de cette question. Elle mène des enquêtes et fait de la médiation dans cette affaire depuis des années et, selon moi, elle représente la tribune la plus appropriée pour le règlement d’une question qui fait intervenir l’interprétation d’une disposition du Code.
Pour cette raison, je ne rendrai pas de décision quant à l’opportunité des mesures prises par le Tribunal pour répondre aux besoins particuliers de l’appelant en vertu de l’alinéa 11 (1) a) du Code.
ORDONNANCE
Je maintiens la décision du Tribunal.
Original signed by: Le 26 avril 2000
Donald Hale
Arbitre