ORDONNANCE PO-1724
Appel PA_990004_1
La Cité Collégiale
NATURE DE L’APPEL
L’appelant a présenté une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (la «Loi») à La Cité collégiale, Collège d’arts appliqués et de technologie (le «Collège»). Il demandait accès à tous les documents concernant la classification du poste 616 au Collège.
Le Collège a refusé l’accès, invoquant la non-application de la Loi prévue au paragraphe 65 (6) ainsi que les exceptions prévues à l’article 13 (conseils ou recommandations), 17 (renseignements de tiers) et 18 (intérêts économiques et autres).
L’appelant a fait appel de la décision du Collège.
J’ai envoyé un avis d’enquête au Collège et à l’appelant et reçu des observations des deux parties.
DOCUMENTS
Le Collège a relevé 16 documents qui répondaient à la demande de l’appelant. Il s’agit de messages électroniques, de notes, de notes de service, d’ébauches de descriptions de postes et de formulaires d’évaluation ainsi que des résultats de l’évaluation.
ANALYSE
APPLICATION DE LA LOI
Dans cet appel, il s’agit avant tout de trancher sur l’interprétation des paragraphes 65 (6) et (7) de la Loi. Ces modifications à Loi peuvent s’appliquer aux documents que l’appelant a demandés.
L’interprétation des paragraphes 65 (6) et (7) de la Loi est une question préliminaire qui permet de déterminer si le Bureau du commissaire est compétent pour mener une enquête. Ces dispositions se lisent comme suit :
(6) Sous réserve du paragraphe (7), la présente loi ne s’applique pas aux documents recueillis, préparés, maintenus ou utilisés par une institution ou pour son compte à l’égard de ce qui suit :
1. Les instances ou les instances prévues devant un tribunal judiciaire ou administratif ou une autre entité en ce qui a trait aux relations de travail ou à l’emploi d’une personne par l’institution.
2. Les négociations ou les négociations prévues, en ce qui a trait aux relations de travail ou à l’emploi d’une personne par l’institution, entre l’institution et une personne, un agent négociateur ou une partie à une instance ou à une instance prévue.
3. Les réunions, les consultations, les discussions ou les communications, en ce qui a trait aux relations de travail ou à des questions en matière d'emploi, dans lesquelles l'institution a un intérêt.
(7) La présente loi s’applique aux documents suivants :
1. Un accord conclu entre une institution et un syndicat.
2. Un accord conclu entre une institution et un ou plusieurs employés qui met fin à une instance devant un tribunal judiciaire ou administratif ou une autre entité en ce qui a trait aux relations de travail ou à des questions en matière d’emploi.
3. Un accord conclu entre une institution et un ou plusieurs employés à la suite de négociations entre l’institution et l’employé ou les employés au sujet de questions en matière d’emploi.
4. Un compte de dépenses soumis par un employé d’une institution à cette dernière aux fins de remboursement des dépenses qu’il a engagées dans le cadre de son emploi.
L’application du paragraphe 65 (6) repose sur des documents et des faits spécifiques. S’il s’applique à un document particulier, dans le contexte d’un appel précis, et si aucune des exceptions énumérées au paragraphe 65 (7) ne s’applique, alors ce document échappe à la portée de la Loi.
Le Collège invoque l’alinéa 65 (6) 3.
Alinéa 65 (6) 3
Pour que des documents soient assujettis à l’alinéa 65 (6) 3, l’institution doit établir que :
1. les documents ont été recueillis, préparés, maintenus ou utilisés par l’institution ou pour son compte;
2. ces documents ont été recueillis, préparés, maintenus ou utilisés à l’égard de réunions, de consultations, de discussions ou de communications;
3. ces réunions, consultations, discussions ou communications ont trait aux relations de travail ou à des questions en matière d’emploi, dans lesquelles l’institution a un intérêt.
[Ordonnance P_1242]
Premier critère
Le Collège explique que le dossier de classification des postes contient des documents portant sur l’établissement d’un poste et son évaluation, et qu’il a été constitué par des spécialistes de son service des ressources humaines.
À mon avis, ces documents ont été de toute évidence recueillis, préparés et utilisés par le Collège, ce qui répond au premier critère de l’alinéa 65 (6) 3.
Deuxième critère
Le Collège indique que chaque gestionnaire est responsable de communiquer avec le spécialiste des ressources humaines pour discuter du contenu de la description et de l’évaluation des postes. Il soutient que tous les documents sont liés de près au processus de reclassification et reflètent les propos et conseils qu’ont échangés les spécialistes des ressources humaines et l’administration du Collège concernant les tâches assignées au titulaire actuel ou futur d’un poste et à la classification de ce poste.
Compte tenu des renseignements dont j’ai pris connaissance, je suis convaincue que les documents ont été recueillis, préparés et utilisés à l’égard de communications, ce qui répond au deuxième critère de l’alinéa 65 (6) 3.
Troisième critère
Le Collège affirme que le processus de reclassification est une «question en matière d’emploi» dans laquelle le Collège «a un intérêt».
Il soutient que le processus de reclassification a été enclenché à la demande de l’appelant, et que le Collège le jugeait nécessaire compte tenu de ses fonctions de supervision. Je suis convaincue que, dans le contexte du présent appel, les communications à l’égard desquelles ces documents ont été préparés ou utilisés étaient des questions en matière d’emploi.
Dans des ordonnances antérieures, le terme «intérêt» a été interprété comme dépassant une simple curiosité ou préoccupation. Aux fins de l’alinéa 65 (6) 3, il s’agit d’un intérêt légal, au sens où la question dans laquelle le Collège a un intérêt doit avoir une incidence sur les droits ou obligations juridiques du Collège (ordonnances P_1242 et M_1147).
Dans plusieurs ordonnances récentes, le Bureau du commissaire a étudié l’application de l’alinéa 65 (6) 3 (et de la disposition équivalente de la loi municipale, l’alinéa 52 (3) 3) lorsqu’on ne peut raisonnablement prétendre que l’institution a un «intérêt légal» dans les questions en cause (ordonnances P_1575, P_1586, M_1128, P_1618 et M_1161). On peut conclure de cette série d’ordonnances qu’une institution doit établir qu’elle a dans la question en cause un intérêt qui a une incidence sur ses droits ou obligations juridiques, et qu’on peut raisonnablement prévoir que cet intérêt sera exercé.
Le Collège souligne que la classification des postes et le contenu des descriptions de postes sont régis par la convention collective entre le Collège et le Syndicat des employées et employés de la fonction publique de l’Ontario. En vertu de l’article 18 de cette convention collective, un grief peut être déposé pour contester toute décision prise par l’administration du Collège concernant la classification d’un poste ou le contenu de la description d’un poste. Le Collège soutient qu’il a un intérêt dans la question en cause car le processus de reclassification aurait une incidence importante sur toutes les questions touchant son personnel et l’équité salariale. En outre, le Collège affirme qu’en l’occurrence, l’appelant a décidé de déposer un grief concernant le processus de reclassification, et que ce grief sera porté en définitive à l’attention d’un conseil d’arbitrage.
Compte tenu des renseignements dont je dispose, je suis d’avis que les communications dont traitent les documents sont des questions en matière d’emploi dans lesquelles le Collège a un intérêt. Je considère également que ces questions peuvent avoir une incidence sur les droits ou obligations juridiques du Collège, et que cet intérêt légal est exercé en raison du grief déposé par l’appelant.
Par conséquent, le troisième critère de l’alinéa 65 (6) 3 est respecté, et je juge que les documents échappent à l’application de la Loi.
Comme nous l’avons déjà mentionné, l’application du paragraphe 65 (6) repose sur des documents et des faits spécifiques. Le fait que l’appelant ait déposé son grief après avoir présenté sa demande en vertu de la Loi ne vient pas modifier mes conclusions, car en raison de ce grief, le Collège a bel et bien un intérêt légal.
ORDONNANCE
Je confirme la décision du Collège.
L’originale signée par: le 2 Novembre 1999
Holly Big Canoe
Arbitre