ORDONNANCE PO-1651
Appel PA_980192_1
Ministère de l’Éducation et de la Formation
NATURE DE L’APPEL :
Le ministère de l’Éducation et de la Formation (le Ministère) a reçu une demande présentée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (la Loi) qui portait sur huit catégories de documents concernant le Collège des Grands Lacs (le Collège), à savoir :
1. Doubles de tous les contrats que le Collège (et, partant, le Ministère) a accordés à des travailleuses et travailleurs contractuels ainsi qu’à des entreprises de consultation.
2. Doubles des demandes de propositions faites pour chacun de ces contrats.
3. Doubles de toutes les soumissions présentées par des particuliers ou des entreprises pour lesdits contrats.
4. Doubles des lettres que les personnes suivantes (liste de quatre personnes) ont envoyées au Ministère.
5. Doubles de toutes les notes de services et lettres concernant les affaires du Collège qui ont été envoyées aux personnes suivantes (liste de huit personnes) depuis 1995.
6. Doubles de toutes les lettres de démission envoyées par les membres du conseil d’administration du Collège au Ministère ou au Conseil ontarien des affaires collégiales depuis 1995.
7. Doubles de tous les comptes de frais des employés du Collège depuis juin 1995.
8. Doubles de tous les frais juridiques assumés par le Collège depuis juin 1997.
Le Ministère a répondu à l’appelant en lui indiquant qu’il avait la garde ou le contrôle des documents correspondant aux parties 4, 5 et 6 de la demande seulement. Il lui a également fourni une estimation des frais de 746 $ et l’a informé que les articles 17 (Renseignements de tiers) et 21 (Vie privée) de la Loi pourraient s’appliquer à certains des renseignements fournis.
L’appelant a interjeté appel de la décision d’imposer des frais et a indiqué qu’à son avis, il devait exister des documents qui répondraient aux huit parties de sa demande. Il a également demandé que le Ministère supprime les frais exigés en raison du fardeau financier qu’ils lui auraient imposé.
Le Ministère a modifié son estimation et porté les frais exigés à 416 $, refusant de supprimer les frais.
Un avis d’enquête a été remis à l’appelant et au Ministère. Seul le Ministère a présenté des observations.
ANALYSE :
GARDE OU CONTRÔLE
Le Ministère soutient avoir la garde ou le contrôle des documents qui correspondent aux parties 4, 5 et 6 de la demande uniquement, déclarant que c’est le Collège qui a la garde ou le contrôle des documents visés par les parties 1, 2, 3, 7 et 8.
Le Ministère soutient que le Collège a été établi en vertu du paragraphe 5 (1) de la Loi sur le ministère des Collèges et Universités (la LMCU) et que chaque collège établi dispose de son propre conseil d’administration, qui est une personne morale dotée des pouvoirs et fonctions prévus dans la Loi sur les personnes morales. Aux termes du Règlement 771 pris en application de la LMCU, 25 collèges d’arts appliqués et de technologie, dont le Collège des Grands Lacs, ont été créés. Le Ministère soutient également qu’aux termes du paragraphe 5 (3) de la LMCU et de ses règlements d’application, il peut élargir ou modifier les pouvoirs des conseils d’administration des collèges.
Selon le Ministère, les collèges, bien qu’assujettis aux mêmes politiques et procédures gouvernementales, sont des personnes morales dotées du droit de signer des contrats en leur propre nom, de rembourser leurs employés pour leurs frais et de retenir les services d’avocats. Le Ministère indique que le Collège n’est pas tenu de lui fournir des registres qui documentent ce genre d’activités et que le Ministère n’a donc pas la garde des documents demandés et qu’il n’exerce pas un degré de contrôle suffisant sur ces documents.
Compte tenu de mon examen des observations faites par le Ministère et des dispositions de la LMCU, je suis convaincu que le Ministère n’a pas les documents qui répondraient aux parties 1, 2, 3, 7 et 8 de la demande. En outre, parce que chaque collège est une entité autonome en ce qui concerne les questions mentionnées dans les documents demandés, je conclus que le Ministère n’exerce pas un degré de contrôle suffisant sur le genre de documents visés par ces parties de la demande.
Cependant, je remarque, comme le reconnaît le Ministère, que le Collège est une institution au sens de la Loi. Après s’être assuré qu’il n’avait pas les documents demandés aux parties 1, 2, 3, 7 et 8 de la demande, le Ministère n’a pas renvoyé cette portion de la demande au Collège comme le prévoit le paragraphe 25 (1) de la Loi. À mon avis, le Collège a peut_être le contrôle ou la garde des documents demandés aux parties 1, 2, 3, 7 et 8 de la demande et le Ministère était donc tenu de lui renvoyer ces parties de la demande. J’ordonne donc au Ministère de le faire d’ici le 29 janvier 1999, sans recourir à la prorogation du délai prévue au paragraphe 27 (1) de la Loi.
ESTIMATION DES FRAIS
Le Ministère indique que des frais de 416 $ sont exigibles pour le traitement des parties 4, 5 et 6 de la demande. Ces frais sont ventilés comme suit :
Recherche 9 heures 270 $
Reproduction/duplication 380 pages 76
Préparation en vue de la divulgation 2 heures 60
Frais d’expédition 10
J’examinerai chacun des éléments de l’estimation afin de déterminer s’ils sont conformes aux dispositions de la Loi et du Règlement 460, R.R.O. 1990, touchant l’imposition de frais. Des frais peuvent être imputés en vertu du paragraphe 57 (1) de la Loi et des dispositions plus précises concernant ces frais se trouvent à l’article 6 du Règlement 460. Les dispositions touchant la suppression du paiement se trouvent au paragraphe 57 (4) de la Loi et à l’article 8 du Règlement 460.
Pour décider s’il y a lieu d’imputer des frais, il faut notamment tenir compte des facteurs suivants :
ÿ les frais pour chaque heure de recherche manuelle requise pour retrouver les documents;
ÿ les frais de préparation des documents en vue de leur divulgation;
ÿ les frais d’ordinateur et autres frais engagés pour le repérage, la récupération, le traitement et la duplication des documents;
ÿ les frais d’expédition;
ÿ les autres frais engagés pour répondre à une demande d’accès aux documents.
Frais de recherche
Le Ministère indique qu’il a cherché dans les dossiers de la Direction des communications et de la Direction de l’éducation postsecondaire (Division des collèges) ainsi que dans ceux du Conseil ontarien des affaires collégiales (le Conseil) pour trouver les documents demandés. Les recherches entreprises par le personnel du Conseil et de la Direction des communications ont nécessité 2,5 heures dans chaque cas tandis que les recherches à la Direction de l’éducation postsecondaire du Ministère ont nécessité quatre heures au total.
Compte tenu du caractère général de la demande et des explications fournies par le Ministère quant à la nature et à l’étendue des recherches nécessaires pour repérer les documents demandés, je conclus que le temps requis pour mener ces recherches était raisonnable dans les circonstances.
Frais de reproduction/duplication
Le Ministère ayant repéré 380 pages de documents, à 0,20 $ la page comme le prévoit l’article 6 du Règlement 460, l’évaluation de 76 $ est justifiée.
Préparation des documents en vue de leur divulgation
Le Ministère soutient qu’il a fallu au total deux heures pour préparer les documents en vue de leur divulgation, à savoir pour éliminer les renseignements personnels qui se trouvent dans bon nombre de ces documents. Encore une fois, je conclus que le montant exigé est raisonnable dans les circonstances.
Frais d’expédition
Le Ministère déclare que les frais d’expédition qu’il a dû assumer pour fournir à l’appelant les renseignements demandés s’élèvent à 10 $. Je conclus que ce montant constitue une estimation raisonnable.
En résumé, je conclus que l’estimation des frais fournie à l’auteur de la demande est conforme aux dispositions de la Loi et du Règlement 460, et je maintiens les frais demandés dans leur totalité.
SUPPRESSION DU PAIEMENT DES FRAIS
En vertu du paragraphe 57 (5) de la Loi, un appelant a le droit de demander au commissaire de réviser la décision d’une institution de ne pas supprimer le paiement des frais. Le commissaire peut alors confirmer ou annuler la décision après avoir pris en considération les critères énoncés au paragraphe 57 (4) de la Loi.
À mon avis, la révision des décisions rendues en vertu du paragraphe 57 (4) de la Loi par le commissaire ou son délégué doit être fondée sur l’exactitude.
[Ordonnance P_474]
Les facteurs à prendre à compte dans la révision d’une décision de refuser la suppression du paiement des frais comprennent les suivants :
ÿ l’écart entre le coût réel de traitement, de collecte et de duplication des documents et la somme exigée par l’institution;
ÿ le fardeau financier qui pourrait être imposé à l’auteur de la demande;
ÿ les effets que pourrait avoir la diffusion des documents sur la santé et la sécurité publiques;
ÿ la question de savoir si l’accès aux documents est accordé à l’auteur de la demande;
ÿ si le montant est inférieur à 5 $, la question de savoir s’il est trop bas pour justifier un paiement.
Si au moins un de ces facteurs s’applique, le paragraphe 57 (4) de la Loi exige également que soit prise en considération la question de savoir si la suppression du paiement des frais est «juste et équitable». D’autres ordonnances ont établi un certain nombre de facteurs dont il faut tenir compte pour déterminer si le refus de supprimer le paiement des frais est «juste et équitable», à savoir :
(1) la façon dont l’institution a tenté de répondre à la demande de l’appelant;
(2) la question de savoir si l’institution a travaillé avec l’appelant pour circonscrire ou clarifier la demande;
(3) la question de savoir si l’institution a fourni gratuitement de la documentation à l’appelant;
(4) la question de savoir si l’appelant a collaboré avec l’institution pour circonscrire l’étendue de la demande;
(5) la question de savoir si la demande touche un grand nombre de documents;
(6) la question de savoir si l’appelant a proposé un compromis qui réduirait les coûts;
(7) la question de savoir si, en raison de la suppression du paiement des frais, une partie déraisonnable du fardeau financier passerait de l’appelant à l’institution.
[Ordonnance P_408]
Dans sa lettre d’appel et la correspondance qu’il a échangée avec le Ministère, l’appelant soutient que le paiement des frais exigés lui causerait des difficultés financières. Pour étayer cette prétention, il a présenté son avis de cotisation de 1997 de Revenu Canada qui indique ses revenus pour cette année. Je remarque que l’appelant a touché un modeste revenu en 1997, mais qu’il n’est pas démuni.
À mon avis, l’appelant ne m’a pas présenté de preuves suffisantes pour que je puisse conclure qu’il serait «juste et équitable» dans les circonstances de supprimer les frais exigés dans cette affaire. Il ne m’a pas prouvé non plus qu’il avait tenté de circonscrire l’étendue de sa demande ou de trouver un compromis pour résoudre la question des frais. À mon avis, la suppression du paiement des frais dans les circonstances ferait passer une partie déraisonnable du fardeau financier de l’appelant au Ministère. Je tiens également compte du fait que le principe d’utilisateur_payeur est reconnu dans la Loi et dans d’autres ordonnances du Commissaire.
ORDER:
1. Je maintiens l’estimation des frais du Ministère et sa décision de ne pas supprimer le paiement des frais.
2. J’enjoins au Ministère de renvoyer au Collège les parties 1, 2, 3, 7 et 8 de la demande conformément au paragraphe 25 (1) de la Loi dans les 10 jours suivant la date de la présente ordonnance sans possibilité de recourir à la prorogation du délai prévue au paragraphe 27 (1) de la Loi.
l’ordonnance originale signée par: 19 janvier 1999
Donald Hale
Arbitre