Access to Information Orders
Informations sur la décision
NATURE OF THE APPEAL: This is an appeal under the Freedom of Information and Protection of Privacy Act (the Act ). The appellant has requested a copy of a record from the Ministry of the Attorney General (the Ministry) relating to conflict of interest allegations made against individuals in the Literacy Branch of the Ministry of Education and Training. The appellant is an employee of the Literacy Branch. The record is a 13-page memorandum prepared by a Senior Counsel of the Ministry dated June 16, 1993. The Ministry relies on the following exemptions to withhold the memorandum: Advice or recommendations - section 13(1) Solicitor-client privilege - section 19 Danger to safety or health - section 20 Invasion of privacy - sections 21(1) and 49(b) Discretion to refuse requester's own information - section 49(a). A Notice of Inquiry was provided to the Ministry and the appellant. Representations were received from the Ministry. The appellant chose to rely on his previous correspondence to the Commissioner's office. DISCUSSION: For the purposes of this appeal, I will deal with the invasion of privacy exemption first. INVASION OF PRIVACY Under section 2(1) of the Act , "personal information" is defined to mean recorded information about an identifiable individual and includes the views or opinions of another individual about the individual. Previous orders have held that information about an employee does not constitute that individual's personal information where the information relates to the individual's employment responsibilities or position. Where, however, the information involves an evaluation of the employee's performance or an investigation into his or her conduct, these references are considered to be the individual's personal information. I have reviewed the information contained in the memorandum. I find that it relates directly to the performance and conduct of several employees, and accordingly, that information would qualify as these individuals' personal information. In my view, the personal information pertains to both the appellant and other individuals. One paragraph on page 4 of the record relates predominantly to the appellant. However, in the context of this document, I am of the view that the content of this paragraph would also reveal personal information about other individuals referred to in the record. Section 47(1) of the Act gives individuals a general right of access to their own personal information held by a government body. Section 49 provides a number of exceptions to this general right of access. Under section 49(b) of the Act , where a record contains the personal information of both the appellant and other individuals and the Ministry determines that the disclosure of the information would constitute an unjustified invasion of another individual's personal privacy, the Ministry has the discretion to deny access to that information. Sections 21(2), (3) and (4) of the Act provide guidance in determining whether the disclosure of personal information would constitute an unjustified invasion of personal privacy. Where one of the presumptions found in section 21(3) applies to the personal information found in a record, the only way such a presumption against disclosure can be overcome is where the personal information falls under section 21(4) or where a finding is made that the public interest override provision in section 23 of the Act applies to the personal information. If none of the presumptions contained in section 21(3) apply, the Ministry must consider the application of the factors listed in section 21(2) of the Act , as well as all other considerations that are relevant in the circumstances of the case. In its representations, the Ministry submits that the memorandum reflects the results of a Human Resource Audit of the Literacy Branch of the Ministry of Education and Training which was particularly directed towards the performance of a particular individual. The Ministry further indicates that, while the audit focused on this individual, it also canvassed other Ministry employees. The Ministry submits that the presumptions in section 21(3)(g) (personnel evaluations) applies to all of the information in the memorandum and that section 21(3)(d) (employment history) applies to some information in the memorandum. The Ministry further states that there are a number of factors under section 21(2) which favour non-disclosure of the information in the record. It states: the information is highly sensitive - section 21(2)(f) the information has been supplied in confidence - section 21(2)(h) disclosure of the information may unfairly damage the reputation of persons referred to in the record - section 21(2)(i). In his correspondence, the appellant indicates that he is entitled to receive a copy of the record for the following reasons: he initially raised the allegations of conflict of interest as a result of the allegations, several inquiries were initiated into the management of the Literacy Branch the Ministry has referred to these audit reports in a public announcement concerning the Literacy Branch. Having reviewed the record and the representations of the parties, I make the following findings: I find that disclosure of the information would reveal personal information about other individuals referred to in the record which is highly sensitive in nature for the purposes of section 21(2)(f) of the Act . This factor weighs in favour of the non-disclosure of the personal information. I find that none of the factors which weigh in favour of disclosure apply to the personal information in the circumstances of this appea.l In my view, the factors present in favour of the privacy protection of the individuals referred to in the memorandum outweigh the appellant's right of access to this information. I find that the disclosure of the personal information in the memorandum would constitute an unjustified invasion of the personal privacy of the individuals referred to in it for the purposes of section 49(b) and that the information should not be released to the appellant. Because of the manner in which I have disposed of this matter, it is not necessary for me to address the possible application of sections 21(3)(d) and (g) or the other section 21(2) factors identified by the Ministry. Nor is it necessary for me to consider the other issues raised in this appeal. ORDER: I uphold the decision of the Ministry. Original signed by: Laurel Cropley Inquiry Officer September 16, 1994
Contenu de la décision
NATURE DE L'APPEL:
Ceci est un appel logé en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la protection de la vie privée, (la Loi). Le Ministère du Procureur général (le Ministère) a reçu une demande d'accès à un document contenant des allégations de conflit d'intérêts portées à l'encontre d'individus à l'emploi de la Direction de l'alphabétisation du Ministère de l'Éducation et de la formation (la Direction). L'appelant est un employé de la Direction. Le document en question est un mémorandum de 13 pages préparé par un conseiller juridique du Ministère et daté du 16 juin 1993.
Le Ministère s'appuie sur les exceptions suivantes afin de refuser accès au mémorandum.
• Conseils ou recommandations - article 13(1)
• Secret professionnel de l'avocat - article 19
• Menace à la santé ou à la sécurité - article 20
• Invasion de la vie privée - article 21(1) et 49(b)
• Discrétion de refuser accès à l'appelant à l'information le concernant - article 49(a).
Un Rapport d'étape de l'enquête fut expédié au Ministère et à l'appelant. Seul le Ministère a fait parvenir des représentations. L'appelant a choisi de s'en remettre à sa correspondance antérieure adressée au Bureau du Commissaire.
DISCUSSION:
Aux fins du présent appel, je discuterai d'abord de la question d'invasion de la vie privée.
INVASION DE LA VIE PRIVÉE
Le terme "renseignements personnels" est défini à l'article 2(1) de la Loi comme étant les renseignements consignés ayant trait à un particulier qui peut être identifié et s'entend notamment des opinions et des points de vue d'une autre personne au sujet de ce particulier. Des ordonnances précédentes ont établi que les renseignements concernant un employé ne peuvent être considérés comme étant l'information personnelle de cet individu lorsque l'information a trait à ses responsabilités professionnelles ou à la position qu'il occupe. Cependant, lorsque les renseignements concernent l'évaluation des performances de l'employé ou une enquête relative à sa conduite, cette information constitue les renseignements personnels de l'individu.
J'ai étudié l'information contenue dans le mémorandum. Je suis de l'opinion que cette information fait directement état de la performance et de la conduite de plusieurs employés et que, par conséquent, cette information constitue les renseignements personnels de ces individus. À mon avis, ces renseignements personnels concernent tant l'appelant que d'autres individus. Un paragraphe à la page 4 du document a trait principalement à l'appelant. Cependant, à la lumière de ce document, j'estime que le contenu de ce paragraphe révélerait des renseignements personnels au sujet d'autres individus dont il est fait mention dans le document.
L'article 47(1) de la Loi reconnait à un individu un droit d'accès à ses propres renseignements personnels dont une institution a la garde ou le contrôle. L'article 49 de la Loi prévoit un certain nombre d'exceptions à ce droit général d'accès.
En vertu de l'article 49(b) de la Loi, lorsqu'un document contient les renseignements personnels de l'appelant et d'autres individus et que le Ministère détermine que la divulgation de cette information constituerait une atteinte injustifiée à la vie privée d'un autre individu, le Ministère peut, à sa discrétion, refuser accès à cette information.
Les articles 21(2), (3) et (4) de la Loi fournissent des précisions aidant à déterminer si la divulgation des renseignements personnels constitue une atteinte injustifiée à la vie privée. Lorsqu'une des présomptions de l'article 21(3) s'applique à l'information personnelle contenue dans un document, on ne peut renverser l'effet de cette présomption empêchant la divulgation que si les renseignements personnels en cause relèvent du paragraphe 21(4) de la Loi ou si l'on constate aux termes de l'article 23 de la Loi que la clause dérogatoire d'intérêt manifeste du public s'applique aux renseignements personnels.
Si aucune des présomptions de l'article 21(3) ne s'applique, le Ministère doit prendre en considération les éléments énumérés à l'article 21(2) de la Loi, de même que tout autre élément approprié dans les circonstances de cet appel.
Dans ses représentations, le Ministère suggère que le mémorandum fait état des résultats d'une enquête du Département des ressources humaines concernant la Direction de l'alphabétisation du Ministère de l'Éducation et de la formation et plus particulièrement la performance d'un certain individu. Le Ministère indique également que malgré le fait que l'enquête ait visé plus particulièrement un individu, elle fait aussi état d'autres employés du Ministère.
Le Ministère soumet aussi que la présomption de l'article 21(3)(g) (évaluations personnelles) s'applique à toute l'information contenue dans le mémorandum, et que l'article 21(3)(d) (antécédents professionnels) s'applique à une partie de l'information contenue dans le mémorandum. Le Ministère indique aussi que plusieurs facteurs énumérés à l'article 21(2) favorisent la non-divulgation de l'information contenue dans le document, plus particulièrement parce que:
• les renseignements personnels sont d'une nature très délicate - article 21(2)(f)
• les renseignements personnels ont été communiqués à l'institution à titre confidentiel - article 21(2)(h)
• la divulgation de l'information est susceptible de porter injustement atteinte à la réputation d'individus dont il est fait mention dans le document - article 21(2)(i).
Dans une de ses lettres l'appelant indique qu'il estime avoir le droit de recevoir copie du document pour les raisons suivantes:
• il est l'instigateur des allégations de conflit d'intérêts
• suite à ces allégations, diverses enquêtes ont été amorcées relativement à la gestion de la Direction de l'alphabétisation
• le Ministère a fait allusion à ces rapports d'enquête dans le cadre d'un communiqué public relatif à la Direction de l'alphabétisation.
Après avoir étudié les documents ainsi que les représentations des parties, j'en arrive aux conclusions suivantes:
1. Je suis d'avis que la divulgation de l'information révélerait des renseignements personnels concernant d'autres individus dont il est fait mention dans le document et dont la nature délicate répond aux critères de l'article 21(2)(f).
2. Je suis d'avis qu'aucun des facteurs qui pourrait favoriser la divulgation ne s'applique aux renseignements personnels dans le cadre du présent appel.
3. J'estime que les éléments présents qui favorisent la protection de la vie privée des individus dont il est fait mention dans le mémorandum, l'emportent sur le droit de l'appelant d'avoir accès à cette information.
4. Je suis d'avis que la divulgation des renseignements personnels contenus dans ce mémorandum constituerait une atteinte injustifiée à la vie privée des individus dont il y est fait mention aux fins de l'article 49(b) et que l'information ne doit pas être divulguée à l'appelant.
En raison de la façon dont j'ai disposé de cette affaire, il n'est pas nécessaire que je discute de l'application potentielle des articles 21(3)(d) et (g) ou des autres éléments de l'article 21(2) soulevés par le Ministère. Il n'est pas non plus utile que je considère les autres questions en litige soulevées dans cet appel.
ORDONNANCE:
Je maintiens la décision du Ministère.
Original signed by: 16 septembre 1994
Laurel Cropley
Responsable de l'enquête