ORDONNANCE P-595
Appels P-9200385, P-9200386 et P-9300200
Le Ministère du logement
ORDONNANCE
HISTORIQUE:
Le Ministère du logement (le Ministère) a reçu une demande déposée en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (la Loi) pour obtenir accès à toute information concernant le requérant, sous la garde ou le contrôle du Ministère ou de tout "autre organisme dont le Ministère a la responsabilité". Le requérant désirait plus spécifiquement obtenir les renseignements personnels le concernant et conservés par la Commission de logement de la communauté urbaine de Toronto (la Commission). Le requérant désirait de plus qu'on lui fournisse toute information quant aux normes de conservation des documents demandés.
Le Ministère confirme réception de la demande et informe le requérant que sa demande d'accès sera traitée en deux dossiers séparés; un pour le Ministère et un pour la Commission. Le Ministère informe le requérant qu'un accès partiel est donné à certains des documents en provenance du Ministère. L'accès à d'autres documents est refusé en vertu de l'article 49(b), (c) et (d) de la Loi. Le Ministère informe le requérant que tous les dossiers contenant ses renseignements personnels sont conservés pendant une période d'un an. Le Ministère a, par la suite, avisé le requérant qu'il n'existait aucun document répondant à sa demande et se trouvant sous le contrôle ou la garde de la Commission.
Le requérant en appelle de la décision du Ministère. Il maintient qu'il existe, en réponse à sa demande, certains documents additionnels tant sous le contrôle du Ministère que de la Commission, qui n'auraient pas été divulgués; que le Ministère ne lui a pas fourni d'échéancier de conservation des documents et que certains documents étaient illisibles. L'appelant indique également qu'il désirait obtenir accès intégral à tous les documents. Deux dossiers sont donc ouverts par le bureau du Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée
(le bureau du Commissaire) pour traiter de ces questions: P-9200385 (dossier de la Commission) et P-9200386 (dossier du Ministère).
Subséquemment, le requérant dépose auprès du Ministère une nouvelle demande d'accès pour le même genre d'information que celle faisant l'objet des deux dossiers d'appel mentionnés ci-haut. Le Ministère informe le requérant qu'un accès complet est donné à tous les documents faisant l'objet de la demande et lui précise qu'il a déjà obtenu accès partiel aux documents ayant fait l'objet de la demande précédente.
L'appelant en appelle de la décision du Ministère soutenant qu'il existe, en réponse à sa demande, certains documents additionnels qui n'auraient pas été divulgués. Il mentionne aussi qu'on ne lui a pas fourni d'échéancier de conservation des documents et que certains documents étaient illisibles. Le numéro P_9300200 est assigné à ce dossier d'appel.
Les efforts de médiation visant à solutionner ces dossiers d'appels n'ont pas été concluants. Les trois dossiers traitant des mêmes questions ou de questions similaires, un seul avis d'enquête portant sur les trois lettres de décision du Ministère fut expédié à l'appelant et au Ministère. Des représentations ont été reçues du Ministère seulement.
Le Ministère a fourni avec ses représentations une copie de son échéancier de conservation des documents pour les documents identifiés comme répondant à la demande. Une copie de l'échéancier devra être fournie à l'appelant.
En ce qui concerne les documents qualifiés d'illisibles par l'appelant, le Ministère indique dans ses représentations qu'il serait disposé à fournir à l'appelant une copie additionnelle desdits documents ou encore lui permettre d'examiner, s'il le désire, les originaux des documents présumés illisibles. Bien qu'on lui ait demandé d'identifier spécifiquement les documents qu'il considère illisibles, l'appelant a négligé de le faire. Par conséquent, cette question ne fera pas l'objet de discussions additionnelles dans cette ordonnance.
Cette ordonnance disposera des questions en litige dans les trois dossiers d'appel.
QUESTIONS EN LITIGE:
A: Si l'information contenue dans le document relatif au dossier d'appel P-9200386 remplit les conditions telles que définies par le paragraphe 2(1) de la Loi pour être considérée à titre d'information personnelle.
B: Si la réponse à la question A est oui, les exceptions discrétionnaires prévues aux paragraphes 49(b), (c) ou (d) s'appliquent-elles.
C: Les démarches effectuées par le Ministère pour localiser les documents demandés étaient-elles raisonnables.
Question A: Si l'information contenue dans le document relatif au dossier d'appel P-9200386 remplit les conditions telles que définies par le paragraphe 2(1) de la Loi pour être considérée à titre d'information personnelle.
L'article 2 de la Loi stipule, en partie:
«renseignements personnels» Renseignements consignés ayant trait à un particulier qui peut être identifié. S'entend notamment:
(b) des renseignements concernant l'éducation, les antécédents médicaux, psychiatriques, psychologiques, criminels ou professionnels de ce particulier ou des renseignements reliés à sa participation à une opération financière,
(g) des opinions et des points de vue d'une autre personne au sujet de ce particulier,
...
À mon avis, toute l'information faisant l'objet du litige dans ce dossier d'appel satisfait pleinement les critères de la définition de «renseignements personnels» tel que stipulée au paragraphe 2(1) de la Loi et concerne seulement l'appelant.
Question B: Si la réponse à la question A est oui, les exceptions discrétionnaires prévues aux paragraphes 49(b), (c) ou (d) s'appliquent-elles.
Les paragraphes 49(b), (c) et (d) de la Loi contiennent tous des exceptions au droit d'accès de l'individu à ses propres renseignements personnels. Ces articles stipulent:
La personne responsable peut refuser de divulguer au particulier concerné les renseignements personnels, selon le cas:
(b) si la divulgation constitue une atteinte injustifiée à la vie privée d'un autre particulier;
(c) qui sont constitués de documents d'appréciation ou d'avis divers recueillis dans le seul but d'établir l'aptitude, l'admissibilité ou les qualités requises relativement à un emploi ou à l'attribution de contrats gouvernementaux et d'autres avantages si la divulgation avait pour effet de révéler la source de renseignements d'une institution dans une situation où il est normal de présumer que l'identité de cette source devait rester secrète;
(d) d'ordre médical dont la divulgation aurait pour effet probable de porter atteinte à la santé mentale ou physique du particulier;
Section 49(b)
À la question "A", j'ai déterminé que le document ne contenait que les renseignements personnels de l'appelant. Par conséquent, la divulgation du document ne constituerait pas une atteinte injustifiée à la vie privée d'un autre individu. À mon avis, l'article 49(b) de la Loi ne trouve pas d'application dans le contexte de cet appel.
Section 49(c)
Dans l'ordonnance M-132, l'assistant-commissaire Glasberg a établi un test en quatre parties qu'il s'agit d'appliquer afin de déterminer si un document peut être exempté en vertu de l'article 38(c) de la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée, l'équivalent de l'article 49(c) de la Loi. Afin que l'exception puisse s'appliquer, l'institution ou la tierce partie doit clairement démontrer que:
1. Les renseignements personnels sont constitués de documents d'appréciation ou d'avis divers;
2. Les renseignements personnels ont été recueillis dans le seul but d'établir l'aptitude, l'admissibilité ou les qualités requises relativement à un emploi ou à l'attribution de contrats gouvernementaux et d'autres avantages;
3. Les renseignements ont été fournis à l'institution dans une situation où il est normal de présumer que l'identité de la source doit rester confidentielle, et;
4. La divulgation du document aurait pour effet de révéler la source des renseignements.
Chacune des quatre parties du test doit être respectée afin que l'exception s'applique. Le non respect d'un seul des quatre éléments du test signifiera que l'article 49(c) ne pourra être utilisé pour refuser de divulguer les renseignements personnels contenus dans le document.
Le document faisant l'objet du litige est constitué d'une note de deux paragraphes rédigée par un employé du Ministère et utilisée par le Comité de révision du Ministère afin de documenter leur décision de refuser un logement à l'appelant.
Je vais d'abord considérer la première partie du test.
Dans l'ordonnance M-132, le commissaire adjoint Glasberg énonce que les facteurs suivants doivent être pris en considération pour décider si les renseignements ont été fournis à l'institution dans une situation où il était normal de présumer que l'identité de la source devait rester confidentielle:
1. À quoi l'institution et la personne qui fournit les renseignements s'attendent-elles en matière de confidentialité au moment où les renseignements ont été transmis?
2. Quelles sont la pratique habituelle et l'expérience en matière de confidentialité de la personne qui fournit les renseignements et de l'institution qui recherche les renseignements?
3. Le particulier sur qui portent les renseignements connaît-il l'identité de la personne qui fournit les renseignements et s'attend-il à ce qu'elle soit gardée confidentielle?
4. Dans quelle mesure les renseignements permettent-ils d'identifier la personne qui les a fournis?
Relativement à la question d'une hypothèse raisonnable que l'identité de la personne ayant fourni les renseignements serait gardée confidentielle, le Ministère soumet dans ses représentations:
... l'information a été fournie confidentiellement au Ministère ... dans un contexte où la personne qui a fourni les renseignements ... pouvait raisonnablement s'attendre à ce que son identité soit gardée confidentielle.
Ces représentations sont très générales et ne font que répéter l'énoncé de l'exception prévue par la Loi. Les circonstances entourant la production et la réception de cette information par cet individu ne sont pas claires. Le Ministère indique que périodiquement, la Commission exige l'opinion de tels individus afin de s'assurer que certaines personnes sont logées de façon adéquate. Par ailleurs, je n'ai aucune information qui me permettrait de déterminer quelles sont les attentes quant à la confidentialité des informations communiquées entre le Ministère et les individus qui ont transmis de telles informations. Aucune preuve n'a non plus été fournie à savoir si des garanties formelles de confidentialité ont été soit demandées ou fournies audit individu.
En résumé, je suis d'avis que le Ministère n'a pas fourni de preuves suffisantes qui auraient pu m'indiquer qu'au moment où l'information a été fournie, qu'il était raisonnable d'assumer que la source de ces informations demeurerait confidentielle. La troisième partie du test n'a donc pas été respectée.
Par conséquent, il n'est pas nécessaire de considérer l'applicabilité des autres parties du test. Le Ministère ne peut donc pas invoquer l'exception contenue à l'article 49(c) de la Loi afin de ne pas divulguer le document, puisque toutes les parties du test n'ont pas été respectées.
Section 49(d)
La phrase "aurait pour effet probable" se trouve aussi à l'article 14(1) de la Loi. Les exceptions au droit d'accès telles qu'énoncées à l'article 14(1) exigent qu'il existe une attente raisonnable d'un dommage probable. Le seule possibilité d'un dommage quelconque n'est pas suffisante. L'institution doit au moins établir un lien direct et évident entre la divulgation de l'information et le dommage allégué.
Je suis d'avis que cette interprétation devrait aussi s'appliquer à cette phrase dans son utilisation à l'article 49(d) de la Loi.
À mon avis, le Ministère n'a pas établi de lien entre les renseignements contenus dans le document et le dommage présumé d'un préjudice à la santé physique ou mentale de l'appelant. De plus, l'information contenue dans le document est âgée de plus de deux ans. Par conséquent, je suis d'avis que le document ne satisfait pas les critères pour être exempté en vertu de l'article 49(d).
QUESTION C: Les démarches effectuées par le Ministère pour localiser les documents demandés étaient-elles raisonnables.
J'ai examiné la description des recherches entreprises par le Ministère relativement aux différents départements dans lesquels des documents auraient pu être localisés, incluant spécifiquement la Commission.
Dans ses représentations le Ministère a fourni une description des démarches de localisation des documents menées au sein du Ministère de même qu'un affidavit précisant les recherches entreprises par la Commission. Cette description comprend un sommaire provenant du représentant du bureau d'accès à l'information et spécifiant quels dossiers ont fait l'objet de recherches et une indication à l'effet qu'aucun document répondant à la demande ne fut identifié.
Ayant attentivement étudié les représentations et les documents soumis par le Ministère, je suis d'avis que le Ministère a entrepris toutes les démarches nécessaires afin de localiser tous les documents répondant à la demande de l'appelant, et que ces démarches, entreprises par le Ministère, étaient raisonnables dans les circonstances de ces appels.
ORDONNANCE:
1. J'ordonne au Ministère de fournir à l'appelant copie du document dans les 15 jours suivant la date de la présente ordonnance.
2. J'ordonne au Ministère de fournir à l'appelant copie de l'échéancier de conservation des documents dans les 15 jours suivant la date de la présente ordonnance.
3. Afin de vérifier le respect des termes de cette ordonnance, j'ordonne au Ministère de me faire parvenir copie du document et de l'échéancier de conservation des documents qui seront fournies à l'appelant conformément aux paragraphes 1 et 2 de cette ordonnance, mais seulement à ma demande.
4. A mon avis, les démarches entreprises par le Ministère afin de localiser les documents répondant aux demandes étaient raisonnables.
Le 3 décembre 1993 Anita Fineberg
Responsable des enquêtes