ORDONNANCE P-511
Appel P-9200186
Le Ministère des Services sociaux et communautaires
ORDONNANCE
HISTORIQUE:
Le Ministère des Services sociaux et Communautaires (le Ministère) a reçu une demande présentée en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (la Loi). Cette demande visait à obtenir accès à "toute information me concernant [le requérant]". Par la suite le requérant a précisé sa demande en expliquant qu'il désirait obtenir les documents contenant son information personnelle qui ne lui avaient pas été préalablement divulgués par le Ministère.
Le Ministère a transmis la demande d'accès à trente personnes responsables au sein du Ministère et a informé le requérant qu'il recevrait directement de ces individus réponse à sa demande d'accès. En raison de la structure décentralisée de ce Ministère, les décisions concernant les demandes d'accès présentées en vertu de la Loi sont rendues par ces personnes responsables pour chaque département individuellement.
Quatorze personnes responsables ont indiqué qu'aucun document n'avait été identifié en réponse à la demande. Neuf autres ont identifié un certain nombre de documents et en ont fourni copie intégrale au requérant. Les informations fournies par le Ministère indiquent aussi que cinq autres personnes responsables n'ont pas rendu de décision. Quant aux deux autres personnes responsables le Ministère n'a pu déterminer avec certitude si leur décision a été transmise au requérant.
Le requérant a logé un appel de la décision du Ministère soutenant qu'il existe, en réponse à sa demande, certains documents additionnels qui n'auraient pas été divulgués. Le requérant en a aussi appelé de la décision présumée de refuser de divulguer les documents telle que stipulée à l'article 29(4) de la Loi en ce qui concerne chacune des sept personnes responsables desquelles il n'aurait pas reçu de réponse à sa demande.
Les efforts de médiation visant à solutionner ce dossier d'appel n'ayant pas été concluants, un avis indiquant qu'une enquête serait menée afin de passer en revue la décision du Ministère a été expédiée à l'appelant ainsi qu'au Ministère. Des représentations ont été reçues du Ministère seulement.
QUESTIONS EN LITIGE:
A. En ne répondant pas à la demande de l'appelant, le Ministère est-il réputé avoir refusé de divulguer les documents qui auraient pu être localisés dans les sept départements qui n'ont pas répondu à la demande de l'appelant?
B. Les démarches effectuées par le Ministère pour localiser les documents demandés étaient-elles raisonnables?
SOUMISSIONS/CONCLUSIONS:
QUESTION A: En ne répondant pas à la demande de l'appelant, le Ministère est-il réputé avoir refusé de divulguer les documents qui auraient pu être localisés dans les sept départements qui n'ont pas répondu à la demande de l'appelant?
L'article 29(4) de la Loi stipule:
La personne responsable qui, relativement à un document, fait défaut de donner l'avis qu'exige l'article 26 ou le paragraphe 28 (7), est réputée avoir donné avis de son refus de permettre l'accès au document le dernier jour du délai imparti à cette fin.
L'article 26 de la Loi stipule:
Sous réserve des articles 27 et 28, lorsqu'une personne présente une demande d'accès à un document, la personne responsable de l'institution qui reçoit la demande ou, si la demande fait l'objet d'un renvoi ou d'un transfert aux termes de l'article 25, la personne responsable de l'institution destinataire du renvoi ou du transfert, prend, dans les trente jours de sa réception, les mesures suivantes:
a) elle avise par écrit l'auteur de la demande qu'elle lui donnera ou non accès à la totalité ou à une partie du document;
b) si l'accès doit être accordé, elle donne accès à la totalité ou à une partie du document à l'auteur de la demande et prend les mesures nécessaires à sa production, si besoin est.
Dans ses représentations, le Ministère précise la position des sept personnes responsables qui n'auraient pas répondu à la demande de l'appelant.
Le Ministère explique que deux des personnes responsables, qui soit disant n'auraient pas répondu à la demande d'accès, ont bel et bien chacun rendu une décision qui a été expédiée à l'appelant. Le Ministère a fourni au Bureau du Commissaire, copie des deux décisions indiquant qu'il n'existait aucun document dans ces deux départements. Ces deux lettres de décision avaient été expédiées à l'appelant à l'intérieur du délai de trente jours stipulé par la Loi.
En ce qui concerne les cinq autres personnes responsables, le Ministère a indiqué qu'une de celles-ci avait reçu par erreur un exemplaire de la demande d'accès. Le Bureau du Commissaire a reçu copie des décisions rendues ultérieurement par les quatre autres personnes responsables. Ces lettres de décision indiquaient qu'aucun document n'avait été identifié en réponse à la demande de l'appelant.
Conformément à l'article 29(4) de la Loi, le Ministère se trouvait dans une situation de refus présumé quant aux différents documents qui auraient pu être identifiés dans ces quatre départements. Puisque le Ministère a, depuis, rendu une décision quant à l'accès à ces documents cette situation de refus présumé n'a plus raison d'être. Une copie de ces quatre décisions devrait être fournie à l'appelant.
QUESTION B: Les démarches effectuées par le Ministère pour localiser les documents demandés étaient-elles raisonnables.
J'ai examiné la description des recherches entreprises par le Ministère relativement aux différents départements dans lesquels des documents auraient pu être localisés, incluant les quatre départements pour lesquels des démarches furent entreprises à la suite de l'avis d'enquête.
Dans ses représentations le Ministère a fourni une description des démarches de localisation des documents menées dans ces quatre départements. Cette description comprend de la correspondance provenant des représentants du bureau d'accès à l'information et spécifiant quels dossiers ont fait l'objet de recherches et une indication à l'effet qu'aucun document répondant à la demande ne fut identifié.
J'ai également étudié les démarches entreprises par d'autres employés du Ministère afin de localiser des documents dans d'autres départements.
Ayant attentivement étudié les représentations et les documents soumis par le Ministère, je suis d'avis que le Ministère a entrepris toutes les démarches nécessaires afin de localiser tous les documents répondant à la demande de l'appelant, et que ces démarches, entreprises par le Ministère, étaient raisonnables dans les circonstances de cet appel.
ORDONNANCE:
1. J'ordonne au Ministère de fournir à l'appelant copie des quatre lettres de décisions produites par les différents responsables des départements suivants: Commission de révision des placements sous garde, Commission d'étude des services à l'enfance et à la famille, Direction de la planification des finances et des dépenses en capital, Commission d'aide aux anciens combattants. Copies de ces lettres de décision devront être fournies à l'appelant dans les 10 jours suivant la date de la présente ordonnance.
2. Afin de vérifier le respect des termes de cette ordonnance, j'ordonne au Ministère de me faire parvenir copie des lettres de décision fournies à l'appelant conformément au premier paragraphe mais seulement à ma demande.
3. A mon avis, les démarches entreprises par le Ministère afin de localiser les documents répondant à la demande étaient raisonnables.
4 août 1993 Anita Fineberg
Adjudicatrice