ORDONNANCE M-133
Appel M-9200030
La Municipalité de la communauté urbaine de Toronto
ORDONNANCE
Le 10 mai 1993, la sousssignée a été nommée Adjudicatrice et s'est vu déléguer la responsabilité et l'autorité nécessaires afin de conduire des enquêtes et de rendre des ordonnances en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée et de la Loi municipale sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée.
La Municipalité de la communauté urbaine de Toronto (la Municipalité) a reçu une demande présentée en vertu de la Loi municipale sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (la Loi). Cette demande visait à obtenir accès à toute information concernant le requérant, sous la garde ou le contrôle de la Municipalité ou de tout "autre organisme dont la Municipalité a la responsabilité". Le requérant désirait plus spécifiquement obtenir les renseignements conservés par les départements suivants:
Services communautaires de la communauté urbaine de Toronto
- services à la clientèle
- dossier de l'aide sociale
- Directeur de l'aide sociale
- bureaux régionaux de l'aide sociale: B, H, K et Q
Metropolitan Toronto Housing Co. Ltd.
En réponse à la demande, la Municipalité a identifié un certain nombre de documents et en a fourni copie intégrale au requérant.
Le requérant soutient que certains documents étaient manquants et que des notes manuscrites qui lui ont été transmises étaient illisibles. Depuis lors, la Municipalité a fourni au requérant une copie dactylographiée de toutes les notes manuscrites que le requérant qualifiaient d'illisibles.
Plusieurs tentatives ont été faites par les employés de la Municipalité afin d'aider le requérant à préciser sa demande, notamment en ce qui concerne les documents identifiés par le requérant comme étant "manquants", et afin d'obtenir son aide pour localiser lesdits documents. Les employés de la Municipalité n'ont obtenu du requérant aucune information pouvant les assister dans leurs recherches.
Le requérant a logé un appel de la décision de la Municipalité soutenant qu'il existe, en réponse à sa demande, certains documents additionnels qui n'auraient pas été divulgués.
Les efforts de médiation visant à solutionner ce dossier d'appel n'ayant pas été concluants, un avis indiquant qu'une enquête serait menée afin de passer en revue la décision de la Municipalité a été expédiée à l'appelant ainsi qu'à la Municipalité. Des représentations ont été reçues des deux parties.
La seule question à résoudre dans cet appel est de déterminer si les démarches effectuées par la Municipalité pour localiser les documents demandés étaient raisonnables.
Dans ses représentations l'appelant explique les raisons qu'il a de croire que des documents additionnels existent. Il identifie plus particulièrement deux types de documents qui, à son avis, devraient être sous la garde ou le contrôle de la Municipalité, soit: des documents émanant du service à la clientèle du département des services sociaux, et des documents relatifs aux allocations de transport et autres bénéfices particuliers.
Les représentations de la Municipalité étaient accompagnées d'affidavits attestant des démarches de localisation des documents ainsi que de l'étendue des recherches entreprises. Ces affidavits émanaient de membres du personnel de la Municipalité, à savoir: le coordonnateur de l'accès à l'information du département des services sociaux, le superviseur des ressources humaines du service du logement, le superviseur de l'époque du service à la clientèle du département de services sociaux et le superviseur du service d'aide additionnelle, bureau "P".
L'information contenue dans les affidavits comprend une description des démarches entreprises aux bureaux régionaux d'aide sociale B, H, K et Q, ainsi qu'une explication quant à la raison pour laquelle la Municipalité ne pouvait localiser aucun document additionnel tel que décrit par l'appelant dans ses représentations.
La Municipalité a également fourni des représentations relatives à ses normes de conservation des documents et a fourni une copie de son échéancier de conservation. La Municipalité a aussi indiqué qu'étant donné la nature du dossier de l'appelant il était improbable que des documents concernant l'appelant aient été détruits.
Ayant attentivement étudié les représentations des deux parties, ainsi que les affidavits soumis, je suis d'avis que la Municipalité a entrepris toutes les démarches nécessaires afin de localiser tous les documents répondant à la demande de l'appelant, et que ces démarches, entreprises par la Municipalité, étaient raisonnables dans les circonstances de cet appel.
26 mai 1993
Anita Fineberg
Adjuducatrice